Public cible : Administrateurs des services carrière
Présentation
La configuration de votre liste de formations permet aux étudiants et aux diplômés de sélectionner leur cursus exact lors de leur inscription sur votre plateforme JobTeaser. Cela garantit qu'ils reçoivent des offres d'emploi, des invitations à des événements et des actualités adaptées à leur domaine d'études. Cela vous permet également d'analyser les données relatives à l'activité des utilisateurs sur la plateforme par formation.
Cette configuration est essentielle lors du lancement initial de votre plateforme, mais elle doit également être revue au début de chaque nouvelle année universitaire afin de refléter les formations nouvellement ajoutées, les diplômes renommés ou ceux qui ont été supprimés.
Pourquoi il est important de tenir votre liste de formations à jour
Offres d'emploi pertinentes : les étudiants consultent des offres qui correspondent à leur parcours académique.
Communications ciblées : les conseillers carrière peuvent envoyer des e-mails ou des invitations à des événements à des groupes spécifiques d'étudiants (par exemple, tous les étudiants en master de finance).
Rapports précis : vos données étudiants restent structurées, ce qui vous permet de suivre facilement l'engagement selon les différentes formations.
Quand mettre à jour la liste des formations de votre plateforme
Lancement initial de la plateforme : élaborez l'arborescence académique complète de votre établissement avant d'inviter les étudiants et les diplômés à s'inscrire.
Révision académique annuelle (avant chaque nouvelle année universitaire) : mettez à jour votre liste afin d'intégrer les nouveaux diplômes, de retirer les anciennes formations supprimées ou de refléter les changements structurels au sein de vos facultés.
Comment gérer vos formations dans le Back-Office de la plateforme
Information importante : les paramètres des Formations sont accessibles uniquement aux Super administrateurs. Vous pouvez facilement gérer vos formations depuis votre tableau de bord administrateur sans aucune expertise technique requise.
La page d'accueil des formations
Connectez-vous à votre Back-Office et accédez à Configuration > Formations pour gérer la structure académique de votre établissement. L'interface affiche votre arborescence actuelle des formations.
Vue principale du tableau de bord : visualisez facilement toutes les formations actives en un coup d'œil.
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Rechercher dans la liste des formations : repérez rapidement des formations spécifiques à l'aide du raccourci Ctrl + F ou Cmd + F.
Appuyez sur Ctrl + F sous Windows ou Linux, ou sur Cmd + F sur Mac.
Saisissez le nom de la formation dans le petit champ de recherche qui s'affiche et appuyez sur Entrée
Gestion individuelle des formations
Pour les ajustements quotidiens ou les mises à jour annuelles mineures, vous pouvez gérer les formations individuellement directement depuis le tableau de bord :
Ajouter une formation unique : cliquez sur Créer une formation, puis saisissez l'intitulé officiel du diplôme accompagné de ses traductions, le cas échéant.
Classer votre liste de formations par département ou faculté : si votre établissement compte plusieurs écoles ou facultés, classez les formations par département afin que les étudiants trouvent facilement leur cursus lors de l'inscription.
Modifier ou renommer une formation : sélectionnez n'importe quelle formation existante pour mettre à jour son nom ou ses paramètres. Le renommage d'une formation met instantanément à jour le profil de tous les étudiants actuellement inscrits dans ce cursus.
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Supprimer des formations : si un diplôme n'est plus proposé, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur « Supprimer ». Cela empêche les nouveaux étudiants de le sélectionner. Attention : lorsque vous supprimez une formation, tous les étudiants et diplômés qui l'avaient sélectionnée lors de leur inscription perdront cette donnée sur leur profil. Cette action est irréversible. Il est recommandé :
d'informer vos étudiants des modifications effectuées afin qu'ils se rendent sur leur profil pour sélectionner une nouvelle formation ;
ou d'importer en masse les formations des étudiants directement dans la plateforme. Découvrez comment procéder dans cet article.
Gestion en masse des formations
Lors du lancement de votre plateforme ou de mises à jour majeures au début d'une nouvelle année universitaire, la gestion en masse des formations vous fait gagner du temps. Pour importer plusieurs formations :
Importez une liste structurée contenant l'ensemble de votre offre académique afin de créer ou de mettre à jour toute votre arborescence de formations en une seule fois.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour importer une liste de
Comment fonctionne la fonctionnalité d'import ?
Voici une vidéo qui explique comment utiliser le modèle pour importer votre liste de cours. Sous la vidéo, vous trouverez plus d'informations sur le fonctionnement exact de cet import.
Type de fichier
Le format de fichier autorisé est .xlsx (Microsoft Excel 2007)
Colonnes disponibles
Plusieurs colonnes peuvent être ajoutées au fichier : code, is_for_alumni, is_visible_for_recruiters, ainsi que de nombreuses colonnes supplémentaires pour chaque langue autorisée sur la plateforme, en utilisant le code langue (notamment : en, fr, de, es, ca, it, nl, pl, pt, gl, cs, fi). Pour les langues non autorisées, vous pouvez laisser les colonnes vides.
L'ordre des colonnes n'a pas d'importance, mais les en-têtes sont sensibles à la casse et doivent comporter l'intitulé exact (c'est-à-dire qu'aucune modification ni traduction n'est possible). À l'exception de la colonne « code », toutes les colonnes sont facultatives, ce qui signifie qu'elles peuvent être laissées vides.
La colonne code est obligatoire et une valeur doit être renseignée pour chaque ligne ! Le code du cours est important et servira de référence pour chaque formation lors de l'import. Le format du code ne peut pas être uniquement numérique ; il doit contenir au moins une lettre. De plus, au moins une traduction du cours doit être fournie parmi les langues autorisées.
Il n'y a pas d'exigence particulière concernant le format du code, mais nous vous recommandons vivement de saisir les codes en minuscules, sans accents, tirets bas (underscores), espaces ni apostrophes.
Pour les colonnes is_for_alumni et is_visible_for_recruiters, les valeurs acceptées sont true ou false. Par défaut, la valeur est false..
Les règles varient légèrement selon que vous souhaitez créer, modifier ou supprimer un cours :
Création
Pour chaque cours, si le code n'existe pas dans la liste des formations de la plateforme, une nouvelle formation sera créée
Modification
Si le code du cours existe déjà dans la liste des formations, celle-ci sera alors mise à jour avec les nouvelles valeurs que vous avez modifiées.
Suppression
Aucune suppression de cours ne peut être effectuée via l'import. Vous devez supprimer les cours depuis l'interface.
Vous pouvez effectuer une suppression en masse en sélectionnant simultanément tous les cours que vous souhaitez supprimer.
Astuce de pro : sélection automatique de la formation via le SSO
Si votre université utilise l'authentification unique (SSO) pour la connexion des étudiants, votre équipe informatique peut transmettre automatiquement la formation de l'étudiant. Cela signifie que les étudiants n'auront pas besoin de sélectionner manuellement leur cursus lors de leur inscription : il sera déjà renseigné lors de leur première connexion.
Si vous souhaitez mettre en place l'attribution automatique des formations via le SSO, vous devez au préalable définir les codes de formation que vous nous transmettrez dans les paramètres de la liste des Formations. Vous pouvez envoyer plusieurs codes pour une même formation.
Questions et support technique
Si vous avez besoin d'aide pour structurer votre arborescence de formations ou pour effectuer des mises à jour en masse de votre liste de diplômes, contactez l'équipe Customer Experience à l'adresse support.careercenter@jobteaser.com.