Chaque étudiant doit choisir un programme pour compléter son profil. Ce programme peut être utilisé par vous en tant qu'administrateur pour cibler le contenu aux étudiants de certains programmes, pour consulter les statistiques liées à ces programmes et également par les recruteurs pour cibler leur recrutement.
Par le passé, un programme étudiant était soit choisi directement par l'étudiant, soit mis à jour automatiquement via le SSO. Désormais, vous êtes en mesure de modifier les programmes des étudiants en masse directement depuis votre Back Office, pour vous assurer que vos étudiants puissent accéder au contenu le plus pertinent pour eux.
Pour cela, il vous suffit de :
- Télécharger ce modèle excel qui vous permettra de réaliser la manipulation nécessaire (télécharger le fichier excel sur votre ordinateur avant de l'utiliser).
- Visionner cette vidéo qui vous expliquera en 10 minutes comment procéder pour mettre à jour les programmes dans les profils de vos étudiants :
Vous trouverez ci-dessous cette même démarche expliquée à l'écrit.
3. Procéder à la mise à jour sur la plateforme
1. A savoir...
- La fonctionnalité est disponible si vous êtes un super administrateur, via le module Programmes, illustré sur la photo ci-dessous. Si vous n'êtes pas encore familiarisé avec ce module, veuillez consulter cet article avant de continuer. Veuillez noter que cela peut nécessiter l'aide de votre équipe informatique.
- Cette fonctionnalité est conçue pour transmettre des données aux étudiants actuels de la plateforme. Si l'étudiant n'a pas encore de compte sur votre Careers Center, il ne pré-approvisionnera pas ces données s'il crée un compte à l'avenir.
- Lorsque vous effectuez l'importation, vous n'êtes pas obligé d'inclure tous les étudiants. Par exemple, vous pouvez importer les programmes des nouveaux utilisateurs uniquement ou uniquement des utilisateurs que vous souhaitez mettre à jour.
- Si le cours des étudiants est mis à jour par SSO, le SSO remplace l'importation lorsque l'étudiant se connecte au Career Center.
2. Préparer le fichier excel
Pour importer les données, vous devrez préparer un fichier Excel. Les fichiers autorisés sont .xls (Microsoft Excel 2003) ou .xlsx (Microsoft Excel 2007).
Ce fichier requiert 2 colonnes, "id" and "code" :
Note importante :
- Veuillez utiliser Google Sheet, car c'est la solution la plus efficace pour ce module.
- Veuillez écrire le titre du fichier en minuscules et n'utilisez pas de caractères spéciaux ou d'espaces.
- Assurez-vous qu'il n'y a pas d'espaces cachés avant ou après chaque cellule.
Step 1 : Compléter la colonne ID
L'identifiant des étudiants se trouve dans l'export du module Inscrits, comme indiqué sur la photo ci-dessous. Le format attendu est le suivant: 547919f8-6b41-4984-bd98-ac2507f83984
Afin de vous aider pour la suite, vous pouvez également avoir besoin de l'adresse e-mail ou de la colonne SSO ID de l'export des inscrits. Cependant, ceux-ci ne seront pas nécessaires dans le document Excel final.
Step 2 : Compléter la colonne Code
Une fois que vous avez l'identifiant de chaque étudiant, vous devez remplir la colonne du code du programme. Comme vous avez déjà importé les programmes sur la plateforme, vous devriez avoir une liste de chaque programme et le code correspondant.
Vous aurez alors besoin d'une liste avec le programme de chaque étudiant, auquel vous devrez associer le code du programme. Il y a un type de «correspondance» qui doit être fait, car les informations se trouvent dans trois fichiers Excel distincts. Vous devez faire correspondre les informations du rapport d'inscrit, de la liste des programmes avec le code programme JobTeaser et une liste avec le programme de chaque étudiant.
Si vous avez actuellement l'option multi-programmes activée, vous pouvez ajouter d'autres colonnes "code" qui donneront à l'étudiant d'autres programmes dans son profil. Veuillez noter que vous devez nommer chaque colonne "code" avec un titre différent (par exemple "code1", "code2", "code3").
De plus, si l'étudiant a déjà sélectionné un programme dans son profil et que vous n'avez qu'une seule colonne "code", cela remplacera son cours actuel.
3. Procéder à la mise à jour sur la plateforme
Une fois votre fichier Excel est prêt, vous pouvez accéder au module Programmes de la plateforme. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur «Importer», puis choisissez «Programmes étudiants».
Une fois que vous aurez cliqué sur «Programmes étudiants», il vous sera immédiatement demandé de télécharger un fichier. Sélectionnez le fichier Excel que vous venez de préparer.
Une fois le fichier importé, la mise à jour est effectuée. Le programme associé au profil de l'étudiant sera désormais celui contenu dans le fichier Excel.
N'hésitez pas à nous contacter pour toute question éventuelle à l'adresse support.careercenter@jobteaser.com