Utiliser le nouveau module de rendez-vous en tant que conseiller

👉🏼 Cet article traite de l'utilisation du module de rendez-vous une fois qu'il a été mis en place. Veuillez consulter l'article suivant si vous souhaitez savoir comment configurer le module :
Comment configurer le nouveau module de rendez-vous

 

👉🏼 Nous avons également produit un contenu vidéo qui donne une vue plus détaillée du module et vous aidera à mieux comprendre son fonctionnement :

 

👉🏼 L'article sera divisé en 5 parties :

  1. Créer un profil de conseiller
  2. Ajout de rendez-vous
  3. Ajouter des créneaux de disponibilité
  4. Gestion des rendez-vous existants
  5. Proposer des rendez-vous aux étudiants

 

1. Créer un profil de conseiller

  • Sélectionnez l'onglet « Conseillers Â»
  • Cliquez sur « Ajouter un conseiller Â».
  • Sélectionnez votre compte dans le premier champ et modifiez votre profil pour qu'il soit le plus complet possible.
  • Cliquez sur « Créer Â».
  • Vous pouvez indiquer les formats de rendez-vous que vous prendrez, cette information est destinée à l'information des étudiants, plusieurs formats peuvent être indiqués.

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2. Ajout de rendez-vous

Lorsque vous arrivez sur le module de rendez-vous, vous accédez directement à votre calendrier.

À partir de là, dans le coin supérieur droit, vous avez la possibilité de sélectionner « Ajouter nouveau Â», puis « Rendez-vous Â».

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Vous pouvez également cliquer directement sur une heure dans votre calendrier et ajouter un rendez-vous à partir de là, comme indiqué ci-dessous.⤵️ :

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À partir de là, vous devez fournir plusieurs informations :

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Étudiant : Pour qu'un étudiant apparaisse, il est nécessaire de taper au moins trois caractères. L'étudiant doit déjà avoir un compte sur la plateforme JobTeaser pour pouvoir les ajouter.

Type de rendez-vous : vous pouvez choisir dans une liste déroulante ou commencer à taper pour rechercher. Le type de rendez-vous doit déjà exister.

Conseiller : ce champ fonctionne de la même manière que celui de l'étudiant. Le conseiller doit exister et vous pouvez le trouver en recherchant les trois premières lettres.

Sur place/à distance : Si vous sélectionnez « Sur place Â», vous aurez la possibilité de choisir un Campus et d'indiquer la salle que vous avez réservée pour le rendez-vous. Si vous sélectionnez « Ã€ distance Â», vous pouvez ajouter une URL de vidéoconférence ou un numéro de téléphone. Cette information sera incluse dans le courriel de confirmation envoyé à l'étudiant.

Message concernant le rendez-vous : si vous souhaitez fournir des informations à l'étudiant avant le rendez-vous, vous pouvez le faire dans ce message. Ils recevront ce message dans l'e-mail de confirmation.

 

👉🏼 Une fois que vous avez fait cela, cliquez sur « Créer Â» et l'étudiant recevra un e-mail confirmant que le rendez-vous est pris, avec le lieu du rendez-vous et votre message personnalisé.

 

3. Ajouter des disponibilités

Vous ajoutez un créneau de disponibilité de la même manière que vous ajoutez un rendez-vous, soit en cliquant sur « Ajouter nouveau Â» dans le coin supérieur droit, soit en cliquant directement sur votre calendrier :

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Une fois que vous aurez cliqué sur « Créneau de disponibilité Â», vous accéderez à une page similaire à celle de la prise de rendez-vous :

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Conseiller : le conseiller doit exister et vous pouvez le trouver en recherchant les trois premières lettres. Si vous disposez d'un compte administrateur, vous pouvez créer des disponibilités pour vos collègues ainsi que pour vous-même.

Type de rendez-vous : vous pouvez choisir dans une liste déroulante ou commencer à taper pour rechercher. Le type de rendez-vous doit déjà exister.

Date/Heure : Sélectionnez d'abord la date et l'heure du créneau de disponibilité original. Veuillez garder à l'esprit que la durée du créneau doit être suffisamment longue pour inclure tout temps de pause associé au type de rendez-vous. Si le créneau est trop court, la disponibilité n'apparaîtra pas pour les étudiants. Vous pouvez ensuite choisir s'il se répète chaque semaine (une fois par semaine, le même jour), chaque jour de la semaine ou pas du tout.

Outil et lieu de conférence : ajoutez manuellement une URL ou un numéro de téléphone de conférence ou sélectionnez un campus dans la liste déroulante. Vous devez choisir l'une des deux options.

 

👉🏼 Une fois que c'est fait, cliquez sur « Créer Â» et les disponibilités seront visibles à la fois dans votre calendrier et pour les étudiants.

 

4. Gestion des rendez-vous existants

Une fois que vous avez configuré les disponibilités et que les étudiants commencent à prendre rendez-vous, votre vue ressemblera à ce qui suit :

 

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En vert clair se trouvent les emplacements de disponibilité qui sont étiquetés comme tels.

En vert foncé, les rendez-vous confirmés.

 

👉🏼 Lorsque vous cliquez sur une demande de rendez-vous (en blanc), vous voyez apparaître les éléments suivants :

 

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A partir de là, vous pouvez « ouvrir la demande Â» pour voir plus d'informations sur la demande de rendez-vous :

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Sur cette page, vous verrez deux parties principales :

👉🏼 Sur le côté gauche, vous trouverez les informations sur le rendez-vous lui-même. Nous disposons du type de rendez-vous, du conseiller, de l'heure, du lieu ainsi que du message laissé par l'étudiant et des documents qu'il a joints.

👉🏼 Sur le côté droit, nous avons des informations sur l'étudiant en question. Nous disposons du nom et de l'adresse e-mail de l'étudiant, du nombre de rendez-vous qu'il a pris dans le passé et du nombre de désistements, et nous pouvons également cliquer sur le profil de l'étudiant pour obtenir toutes les informations dont nous pourrions avoir besoin.

Si nous sommes satisfaits de la demande, nous pouvons cliquer sur « Accepter Â» et la fenêtre contextuelle suivante nous permet d'ajouter un message à l'e-mail de confirmation du rendez-vous. Il en va de même si nous cliquons sur « Refuser Â» s'il y a une raison quelconque à ajouter.

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Une fois le rendez-vous accepté, la couleur du calendrier change et si vous souhaitez apporter des modifications au rendez-vous, il vous suffit de cliquer sur « Modifier Â», comme indiqué ci-dessous :

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La page suivante s'affiche. Cette page permet non seulement de modifier les paramètres du rendez-vous, mais aussi d'assurer un suivi une fois la réunion terminée :

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👉🏼 Sur le côté droit, nous pouvons modifier le statut de la présence des étudiants. S'ils ne se sont pas présentés, nous pouvons l'ajouter ici.

👉🏼 Sur le côté gauche, en haut, nous pouvons mettre à jour toutes les informations concernant le rendez-vous proprement dit. L'étudiant recevra un courriel pour toute mise à jour effectuée ici, afin qu'il ne manque aucune information.

👉🏼 Sur le côté gauche, en bas, nous avons la section Suivi de l'étudiant. Ici, nous pouvons ajouter des notes que nous souhaitons partager avec l'étudiant au sujet de la réunion, qui seront envoyées par courrier électronique une fois que nous aurons cliqué sur « enregistrer les modifications Â». Nous pouvons également rédiger un rapport interne sur l'étudiant qui ne sera vu que par les administrateurs.

 

5. Proposer des rendez-vous aux étudiants

Vous avez la possibilité d'inviter les étudiants à prendre un rendez-vous particulier en partageant une vue filtrée des disponibilités : par type de rendez-vous, par campus ou par conseiller.

Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre dans le front office et d'ajouter un filtre dans la barre de recherche.

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Vous devrez ensuite partager l'URL avec les paramètres que vous avez saisis avec vos étudiants pour leur permettre de vous trouver plus facilement !

 

BONNE PRATIQUE : N'hésitez pas à ajouter un filtre sur votre profil de conseiller et à ajouter ce lien dans votre signature e-mail !

 

👉🏼 Si vous avez des questions sur le nouveau module, n'hésitez pas à regarder les vidéos suivantes pour avoir plus d'informations :

*Si vous ne trouvez pas la réponse que vous cherchez, n'hésitez pas à contacter votre POC principal ou l'équipe de support pour des questions plus techniques.

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