Comment configurer le nouveau module Rendez-vous

Avant de pouvoir utiliser le module Rendez-vous et de le rendre visible pour les Ă©tudiants, vous devez le configurer.

👉🏼En plus de cet article, d'autres contenus sont à votre disposition pour expliquer plus en détail le nouveau module et vous aider à mieux le comprendre :

 

La configuration du module de rendez-vous se fait en 4 étapes⤵️ :

 

1. Paramètres du module

Dans le module Rendez-vous, sélectionnez l'onglet « Paramètres »
À partir de là, vous pouvez sélectionner un titre qui sera visible sur la page de prise de rendez-vous pour les étudiants, ainsi qu'un message à l'attention de ces derniers :

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2. Ajouter des conseillers

  • SĂ©lectionnez l'onglet « Conseillers »
  • Cliquez sur « Ajouter un conseiller ».
  • AccĂ©dez au compte d'un conseiller carrière (career_advisor) ou administrateur du Career Center puis modifiez son profil pour qu'il soit aussi complet que possible. Cliquez ensuite sur « CrĂ©er ».
  • Vous pouvez indiquer les formats de rendez-vous que le conseiller proposera ; cette information est destinĂ©e aux Ă©tudiants, plusieurs formats peuvent ĂŞtre indiquĂ©s.
  • Veuillez noter que si vous travaillez avec des coachs externes, vous pouvez leur crĂ©er un profil de « Conseiller carrière » (afin qu'ils aient un accès administrateur limitĂ© au module Rendez-vous).

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3. Créer les types de rendez-vous proposés

  • Dans le module Rendez-vous, sĂ©lectionnez l'onglet « Types de rendez-vous »
  • Cliquez sur « Ajouter un type de rendez-vous ».
  • Renseignez le titre et sĂ©lectionnez la durĂ©e du rendez-vous proposĂ©. Veuillez noter que si la durĂ©e souhaitĂ©e ne figure pas dans les sĂ©lections, il est Ă©galement possible de saisir une durĂ©e manuellement Ă  l'aide du clavier.
  • Vous pouvez dĂ©crire le rendez-vous proposĂ© ainsi que les instructions pour y participer.
  • Les programmes ciblĂ©s permettront de rĂ©duire la visibilitĂ© du type de rendez-vous. Les Ă©tudiants des programmes non mentionnĂ©s ne verront pas les disponibilitĂ©s associĂ©es en Front office.
  • Paramètres avancĂ©s : vous pouvez ici configurer des règles au niveau de la prise de rendez-vous :
    • DĂ©lai entre 2 rendez-vous : Utiliser ce paramètre pour limiter le nombre de rendez-vous qu'un Ă©tudiant peut prendre sur une pĂ©riode donnĂ©e.

    • DĂ©lai avant le rendez-vous : utiliser ce paramètre pour Ă©viter les demandes de dernières minutes et pour avoir un temps de prĂ©paration adĂ©quate.
  • Recueillir l'avis des Ă©tudiants : si vous activez cette option, tous les Ă©tudiants prenant part Ă  ce type de rendez-vous recevrons automatiquement un email dans les 24h suivant le rendez-vous : "Ce rendez-vous vous a-t-il Ă©tĂ© utile ?" En donnant sa rĂ©ponse, l'Ă©tudiant pourra ĂŞtre redirigĂ© vers votre propre questionnaire de satisfaction si jamais vous avez ajoutĂ© un lien dans la section adĂ©quate "Lien du questionnaire".

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4. Ajouter la disponibilité du conseiller

  • Dans l'onglet Calendrier, cliquez sur « Ajouter » puis « DisponibilitĂ© ».
  • SĂ©lectionnez le conseiller
  • SĂ©lectionnez le(s) type(s) de rendez-vous
  • DĂ©finissez la date et l'heure de dĂ©but et de fin, ainsi que la frĂ©quence Ă  laquelle la disponibilitĂ© doit ĂŞtre rĂ©pĂ©tĂ©e
  • Veuillez garder Ă  l'esprit que la durĂ©e du crĂ©neau doit ĂŞtre suffisamment longue pour inclure tout temps de pause associĂ© au type de rendez-vous. Si le crĂ©neau est trop court, la disponibilitĂ© n'apparaĂ®tra pas pour les Ă©tudiants.
  • Saisissez un lien de vidĂ©oconfĂ©rence ou choisissez le Campus et indiquez la salle si nĂ©cessaire.
  • Cliquez sur « CrĂ©er ».

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Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter notre deuxième article :
Utiliser le nouveau module Rendez-vous en tant que conseiller

 

 

 

 

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