Avant de pouvoir utiliser le module Rendez-vous et de le rendre visible pour les étudiants, vous devez le configurer.
👉🏼En plus de cet article, d'autres contenus sont à votre disposition pour expliquer plus en détail le nouveau module et vous aider à mieux le comprendre :
- Un replay de la formation de groupe est disponible ici.
- En vidéo, gérer les profils des conseillers (disponible uniquement en anglais)
- En vidéo, gérer les types de rendez-vous et les paramètres (disponible uniquement en anglais)
La configuration du module de rendez-vous se fait en 4 étapes⤵️ :
1. Paramètres du module
Dans le module Rendez-vous, sélectionnez l'onglet « Paramètres »
À partir de là, vous pouvez sélectionner un titre qui sera visible sur la page de prise de rendez-vous pour les étudiants, ainsi qu'un message à l'attention de ces derniers :
2. Ajouter des conseillers
- Sélectionnez l'onglet « Conseillers »
- Cliquez sur « Ajouter un conseiller ».
- Accédez au compte d'un conseiller carrière (career_advisor) ou administrateur du Career Center puis modifiez son profil pour qu'il soit aussi complet que possible. Cliquez ensuite sur « Créer ».
- Vous pouvez indiquer les formats de rendez-vous que le conseiller proposera ; cette information est destinée aux étudiants, plusieurs formats peuvent être indiqués.
- Veuillez noter que si vous travaillez avec des coachs externes, vous pouvez leur créer un profil de « Conseiller carrière » (afin qu'ils aient un accès administrateur limité au module Rendez-vous).
3. Créer les types de rendez-vous proposés
- Dans le module Rendez-vous, sélectionnez l'onglet « Types de rendez-vous »
- Cliquez sur « Ajouter un type de rendez-vous ».
- Renseignez le titre et sélectionnez la durée du rendez-vous proposé. Veuillez noter que si la durée souhaitée ne figure pas dans les sélections, il est également possible de saisir une durée manuellement à l'aide du clavier.
- Vous pouvez décrire le rendez-vous proposé ainsi que les instructions pour y participer.
- Les programmes ciblés permettront de réduire la visibilité du type de rendez-vous. Les étudiants des programmes non mentionnés ne verront pas les disponibilités associées en Front office.
- Paramètres avancés : vous pouvez ici configurer des règles au niveau de la prise de rendez-vous :
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Délai entre 2 rendez-vous : Utiliser ce paramètre pour limiter le nombre de rendez-vous qu'un étudiant peut prendre sur une période donnée.
- Délai avant le rendez-vous : utiliser ce paramètre pour éviter les demandes de dernières minutes et pour avoir un temps de préparation adéquate.
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- Recueillir l'avis des étudiants : si vous activez cette option, tous les étudiants prenant part à ce type de rendez-vous recevrons automatiquement un email dans les 24h suivant le rendez-vous : "Ce rendez-vous vous a-t-il été utile ?" En donnant sa réponse, l'étudiant pourra être redirigé vers votre propre questionnaire de satisfaction si jamais vous avez ajouté un lien dans la section adéquate "Lien du questionnaire".
4. Ajouter la disponibilité du conseiller
- Dans l'onglet Calendrier, cliquez sur « Ajouter » puis « Disponibilité ».
- Sélectionnez le conseiller
- Sélectionnez le(s) type(s) de rendez-vous
- Définissez la date et l'heure de début et de fin, ainsi que la fréquence à laquelle la disponibilité doit être répétée
- Veuillez garder à l'esprit que la durée du créneau doit être suffisamment longue pour inclure tout temps de pause associé au type de rendez-vous. Si le créneau est trop court, la disponibilité n'apparaîtra pas pour les étudiants.
- Saisissez un lien de vidéoconférence ou choisissez le Campus et indiquez la salle si nécessaire.
- Cliquez sur « Créer ».
Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter notre deuxième article :
Utiliser le nouveau module Rendez-vous en tant que conseiller