Cet article concerne l'utilisation du module rendez-vous une fois qu'il a déjà été configuré. Veuillez consulter l'article suivant si vous souhaitez savoir comment configurer le module.
Nous avons également produit un contenu vidéo qui donne une vue plus détaillée du module et vous aidera à mieux comprendre son fonctionnement :
- Cliquer ici pour accéder au replay de la formation
- 1. Back Office : Ajouter des rendez-vous et des disponibilités
- 2. Back Office : Gérer les rendez-vous existants
- 3. Vue étudiante: Prendre un rendez-vous avec un conseiller
L'article sera divisé en 5 parties :
- Créer un profil conseiller
- Ajouter des rendez-vous
- Ajouter des disponibilités
- Gérer les rendez-vous existants
- Suggérer des rendez-vous à des étudiants
1. Créer un profil conseiller
- Sélectionnez l’onglet “Conseillers”
- Cliquez sur "Ajouter un conseiller"
- Sélectionnez votre nom dans le champ "sélectionner un compte" puis éditez votre profil en étant le plus exhaustif possible. Puis cliquez sur "Créer ".
- Vous pouvez indiquer les formats de rendez-vous que vous ferez, ces informations sont données à titre informatif pour les étudiants, plusieurs formats peuvent être indiqués.
2. Ajouter des rendez-vous
Lorsque vous arrivez sur le module "Rendez-vous", vous accédez directement à votre calendrier.
À partir de là, dans le coin supérieur droit, vous pouvez choisir l'option "Ajouter", où vous pouvez ensuite sélectionner "Rendez-vous".
Vous pouvez également cliquer directement sur une heure dans votre calendrier et ajouter un rendez-vous à partir de là, comme indiqué ci-dessus.
A partir de là, il y a plusieurs informations que vous devez remplir :
Etudiant : Pour qu'un étudiant apparaisse, il est nécessaire de taper au moins trois caractères. L'étudiant doit déjà avoir un compte sur le Career Center pour pouvoir être ajouté.
Type de rendez-vous : Vous pouvez le sélectionner directement dans la liste déroulante, ou commencer à saisir pour rechercher - le type de rendez-vous doit déjà exister.
Conseiller : Cela fonctionne de la même manière que le champ étudiant - le profil du conseiller doit déjà avoir été créé et vous pouvez le rechercher en saisissant les trois premières lettres.
Sur site/à distance : Si vous sélectionnez "Sur site", vous aurez la possibilité de sélectionner un campus et d'indiquer la salle que vous souhaitez réserver pour le rendez-vous. Si vous sélectionnez "À distance", vous pouvez ajouter soit une URL de vidéoconférence, soit un numéro de téléphone. Ces informations seront incluses dans l'e-mail de confirmation envoyé à l'étudiant.
Message au sujet du rendez-vous : Si vous souhaitez fournir des informations complémentaires à l'étudiant avant le rendez-vous, vous pouvez le faire via cet encart. Il recevra ce message dans l'e-mail de confirmation.
Une fois que vous avez fait cela, cliquez sur "Créer" et l'élève recevra un email confirmant que le rendez-vous est pris. Cet email inclue également le lieu du rendez-vous et votre message personnalisé.
3. Ajouter des disponibilités
Vous ajoutez un créneau de disponibilité de la même manière que vous ajoutez un rendez-vous, soit en cliquant sur "Ajouter nouveau" dans le coin supérieur droit, soit en cliquant directement sur votre calendrier.
Lorsque vous cliquez sur "Disponibilité", vous accédez à une page similaire à celle de la prise de rendez-vous :
Conseiller : Le profil du conseiller doit déjà exister et vous pouvez les trouver en recherchant les trois premières lettres. Si vous êtes administrateur général de la plateforme, vous pouvez créer des disponibilités pour vos collègues ainsi que pour vous-même. Si vous êtes uniquement "Conseiller", vous ne pouvez le faire que pour vous même.
Type de rendez-vous : Vous pouvez faire votre choix dans la liste déroulante, ou commencer à saisir votre recherche - le type de rendez-vous doit déjà exister.
Date/Heure :Sélectionnez d'abord la date et l'heure du créneau de disponibilité initial. Vous pourrez ensuite choisir s'il se répète chaque semaine (une fois par semaine, le même jour), chaque jour de la semaine, ou pas du tout.
Outils de communication / localisation :Vous pouvez soit ajouter manuellement une URL de visioconférence ou un numéro de téléphone, soit sélectionner un campus dans la liste déroulante. Vous devez obligatoirement choisir l'une des deux options.
Une fois cela fait, cliquez sur "Créer" et les disponibilités seront visibles à la fois dans votre calendrier et pour les étudiants.
4. Gérer les rendez-vous existants
Une fois que vous avez configuré les disponibilités et que les étudiants commencent à prendre des rendez-vous, votre vue ressemblera à l'image ci-dessous :
- En vert clair, les créneaux de disponibilité qui sont étiquetés comme tels.
- En blanc, les demandes de rendez-vous.
- En vert foncé, les rendez-vous confirmés.
Lorsque vous cliquez sur une demande de rendez-vous, vous verrez les éléments suivants :
À partir de là, vous pouvez cliquer sur "Voir la demande" pour voir plus de détails sur la demande de rendez-vous :
Sur cette page, vous verrez deux parties principales.
Sur le côté gauche, nous avons les détails du rendez-vous lui-même. Nous avons le type de rendez-vous, le conseiller, l'heure, le lieu, ainsi que le message laissé par l'étudiant et les documents qu'il a joints.
Sur le côté droit, nous avons les détails concernant l'étudiant lui-même. Nous disposons de son nom et de son adresse électronique, du nombre de rendez-vous qu'il a pris dans le passé et du nombre d'absences, et nous pouvons également cliquer sur le profil de l'étudiant pour obtenir toute information supplémentaire dont nous pourrions avoir besoin.
Si nous sommes satisfaits de la demande, nous pouvons cliquer sur "Accepter" et nous sommes dirigés vers la fenêtre suivante pour ajouter un message à l'e-mail de confirmation du rendez-vous. Il en va de même si nous cliquons sur "Refuser" s'il y a une raison quelconque à préciser.
Une fois le rendez-vous accepté, la couleur du calendrier change, et si nous souhaitons apporter des modifications au rendez-vous, il nous suffit de cliquer sur "Editer", comme indiqué ci-dessous.
Nous sommes ensuite dirigés vers la page suivante. Cette page est utile non seulement pour modifier les paramètres du rendez-vous, mais aussi pour le suivi une fois la réunion terminée.
Sur le côté droit, nous pouvons modifier le statut de la présence des étudiants - s'ils ne se sont pas présentés, nous pouvons l'ajouter ici.
Sur le côté gauche, en haut, nous pouvons mettre à jour toute information concernant le rendez-vous en cours. L'étudiant recevra un email pour toute mise à jour effectuée ici, afin qu'il ne manque aucune information.
Sur le côté gauche, en bas, nous avons la section "Suivi de l'étudiant". Nous pouvons y ajouter des notes que nous souhaitons partager avec l'étudiant à propos du rendez-vous, qui seront envoyées par email une fois que nous aurons cliqué sur "enregistrer les modifications". Nous pouvons également rédiger une évaluation interne sur l'étudiant, qui ne sera visible que par les administrateurs.
5. Suggérer des rendez-vous à des étudiants
Vous avez la possibilité d'inviter des étudiants à prendre un rendez-vous en particulier en lui partageant une vue filtrée des disponibilités : par type de rendez-vous, par campus ou par conseiller.
Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur le front office et d'ajouter un filtre dans la barre de recherche.
Il vous faudra alors partager l'url avec les paramètres renseignés à vos étudiants pour faciliter leur démarche !
BONNE PRATIQUE: N'hésitez pas à effectuer un filtre sur votre profil conseiller puis ajouter ce lien dans votre signature de mail !
Si vous avez des questions sur le module, n'hésitez pas à regarder les vidéos suivantes pour avoir plus d'informations :
- Cliquer ici pour accéder au replay de la formation
- 1. Back Office : Ajouter des rendez-vous et des disponibilités
- 2. Back Office : Gérer les rendez-vous existants
- 3. Vue étudiante: Prendre un rendez-vous avec un conseiller
Si vous ne trouvez pas la réponse que vous cherchez, n'hésitez pas à contacter votre contact principal ou l'équipe Support pour des questions plus techniques.
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