Il existe deux méthodes pour l’organisation de votre forum en ligne :
- Garder toute la gestion de l’événement côté école (vous ne dépendez pas des entreprises participantes pour configurer leurs événements à temps).
- Impliquer les entreprises dans l’organisation (à choisir si vous êtes sûrs de la réactivité de vos entreprises participantes). Vous donnez alors la main aux entreprises pour configurer elles-mêmes leurs sous-événements et y ajouter leurs informations : cette solution est expliquée en détail dans cet article.
Dans cet article, nous vous expliquons la démarche lorsque toute l’organisation du forum est gérée par l’établissement (Méthode 1).
Nous vous proposons une solution vous permettant d’organiser tout ou une partie de votre forum entreprises à distance avec votre Career Center.
Cette solution implique l’utilisation du module événement couplé à un outil tiers de visioconférence (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Skype..). Il est donc nécessaire que l'école ait accès à l’un de ces outils pour organiser son forum en ligne avec cette méthode.
Le module événement peut vous permettre d’organiser différents types d’échanges grâce aux créneaux. Vous pouvez par exemple organiser :
- Des entretiens individuels (un représentant de l’entreprise / 1 étudiant)
- Des entretiens collectifs (un représentant d’une entreprise / un groupe d’étudiants de 15, 20, 50 personnes à votre convenance)
- Des conférences (avec un ou plusieurs intervenants et la possibilité à tous les étudiants de s’inscrire sans limite de places)
Nous avons réalisé des vidéos explicatives montrant comment organiser des entretiens individuels. La même méthode s’applique pour organiser des entretiens collectifs, en indiquant simplement le nombre de places choisies pour chaque créneau.
1. Créer un événement pour chaque entreprise participant à votre forum (nous les appellerons “sous-événements”)
Pour les sous événements pour lesquels l'entreprise utilise un lien unique pour l'ensemble de ses entretiens individuels, vous pouvez désormais ajouter ce lien dans le champ "URL de visioconférence" propre à chaque créneau
Pour celles utilisant un lien unique pour tous leurs entretiens, vous pourrez renseigner l'url de visioconférence comme ci-dessous :
2. Créer l’événement principal auquel nous lierons les sous-événements créés précédemment
3. Lier les sous-événements à l’événement principal avec la technique de "l’événement chapeau"
4. Simulation de l’inscription aux entretiens individuels par un étudiant
Le lien d’accès à chaque session sera visible des étudiants inscrits directement sur la page de l'événement.
Avant le début de l'événement:
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A la date de début de l'événement
5. Envoyer la liste des inscrits et les liens de visioconférences aux entreprises en amont du forum grâce à l’export des créneaux
6. Il ne vous reste plus qu’à communiquer efficacement sur votre forum virtuel auprès de vos étudiants. Pour cela, nous vous recommandons d’envoyer le lien de l’événement par mail à vos étudiants (en utilisant le lien front office de l’événement principal) et de suivre les conseils de ce court article.
Pour plus d'informations, nous vous invitons à visionner le replay de notre formation en ligne dédiée à ce sujet, accessible depuis cet article.