Chaque étudiant doit avoir sélectionné une formation dans son profil (dans certaines universités, vous pouvez l’appeler un programme ou une majeure). Cette formation peut vous servir, en tant qu’administrateur, à cibler du contenu sur certaines formations, à consulter les statistiques associées à chacune d’elles et également aux employeurs pour cibler leurs recrutements.
Les formations disponibles pour un étudiant proviennent d’une liste de formations, que vous pouvez désormais gérer depuis votre back-office. Cet article explique comment utiliser ce module :
Cette fonctionnalité est disponible si vous êtes Super administrateur :
Votre interface
Nom de la formation
Le nom de la formation correspond à la manière dont celle-ci sera présentée sur l’ensemble de la plateforme :
- Pour cibler des événements ou des offres d’emploi
- Dans le profil de l’utilisateur
Le code de la formation est l’identifiant unique. Il n’est affiché nulle part sur la plateforme et sert uniquement à des fins internes. Attention : si vos formations sont mises à jour via le SSO et qu’une correspondance est configurée, ou si vous ne savez pas quelle situation s’applique à votre cas, veuillez nous contacter à l’adresse support.careercenter@jobteaser.com avant de modifier ou de supprimer les formations.
Visible par les recruteurs
Si vous sélectionnez « Oui », cela signifie que la formation sera visible par vos entreprises “Free plan” lorsqu’elles créeront une offre, afin qu’elles puissent la cibler sur cette formation précise.
Attention : seuls les utilisateurs appartenant à cette formation pourront alors postuler à l’offre. Les autres utilisateurs ne pourront pas postuler.
Programme Alumni
Si vous sélectionnez « Oui », cela signifie qu’un utilisateur appartenant à cette formation sera considéré comme un alumni : cela restreint l’accès aux modules du Front Office (les événements publics ne seront plus visibles).
Cela vous permet également de cibler du contenu privé spécifique auprès des étudiants et/ou des alumni, par exemple des événements et des rendez-vous.
Vous pouvez également différencier le contenu éditorial de votre newsletter hebdomadaire afin d’envoyer une version différente aux étudiants et aux alumni.
Autres traductions
Ajouter la traduction d’une formation n’est pas obligatoire. Vous pouvez vérifier quelles traductions ont déjà été ajoutées en consultant l’onglet « Autres traductions ».
Par exemple :
- La formation BBA existe uniquement en anglais.
- La formation BBA 2 est disponible en anglais, néerlandais et espagnol.
Gestion individuelle des formations
Création
Pour créer une formation, vous devez cliquer sur « + Créer une formation » en haut à droite.
Vous pourrez ensuite créer une formation, ajouter une traduction si nécessaire et choisir les spécificités souhaitées.
Seule la traduction dans la langue principale de votre Career Center est obligatoire ; toutes les autres traductions sont facultatives.
Modification
Pour modifier une formation, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur « Modifier ».
Suppression
Pour supprimer une formation, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur « Supprimer ».
Attention : lorsque vous supprimez une formation, tous les utilisateurs associés perdront leur formation et cette action est irréversible. Il est recommandé :
- d’informer vos étudiants des modifications effectuées afin qu’ils accèdent à leur profil pour mettre à jour leur formation ;
- ou d’importer en masse la formation des étudiants directement dans la plateforme. Découvrez comment procéder dans cet article.
Gestion en masse des formations
Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter et/ou de modifier rapidement une liste de formations, afin de toujours disposer d’une liste à jour. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « importer », comme indiqué sur l’image ci-dessous.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour importer une liste de formations.
Comment fonctionne la fonctionnalité d’importation ?
Voici une vidéo qui explique comment utiliser le modèle pour importer votre liste de formations. Sous la vidéo, vous trouverez plus d’informations sur le fonctionnement exact de cet import.
Type de fichier
Le format de fichier autorisé est .xlsx (Microsoft Excel 2007).
Colonnes disponibles
Plusieurs colonnes peuvent être ajoutées au fichier : code, is_for_alumni, is_visible_for_recruiters, ainsi que plusieurs colonnes supplémentaires pour chaque langue autorisée sur le Career Center, en utilisant le code de langue (notamment : en, fr, de, es, ca, it, nl, pl, pt, gl, cs, fi). Pour les langues non autorisées, vous pouvez laisser les colonnes vides.
- L’ordre des colonnes n’a pas d’importance, mais les en-têtes sont sensibles à la casse et doivent avoir le titre exact (aucune modification ni traduction n’est possible). À l’exception de la colonne « code », toutes les colonnes sont facultatives, ce qui signifie qu’elles peuvent rester vides.
- La colonne « code » est obligatoire et une valeur doit être fournie pour chaque ligne ! Le code de la formation est important et sera utilisé comme référence pour chaque formation lors de l’import. Le code ne peut pas être uniquement numérique : il doit contenir au moins une lettre. En outre, au moins une traduction de la formation doit être fournie dans l’une des langues autorisées.
- Il n’existe aucune exigence particulière concernant le format du code, mais nous vous recommandons vivement de fournir des codes en minuscules, sans accents, traits de soulignement, espaces ni apostrophes.
- Pour les colonnes is_for_alumni et is_visible_for_recruiters, les valeurs acceptées sont true ou false. Par défaut, la valeur est false.
Les règles diffèrent légèrement selon que vous souhaitez créer, modifier ou supprimer une formation :
Création
Pour chaque formation, si le code n’existe pas dans la liste des formations du Career Center, une nouvelle formation sera créée.
Modification
Si le code de la formation existe déjà dans la liste des formations, celle-ci sera mise à jour avec les nouvelles valeurs que vous avez saisies.
Suppression
Aucune formation ne peut être supprimée via l’import. Vous devez supprimer les formations depuis l’interface.
Vous pouvez effectuer une suppression en masse en sélectionnant simultanément toutes les formations que vous souhaitez supprimer.
Synchronisation automatique via le SSO
Si vous utilisez le SSO, vous pouvez inclure la formation de l’étudiant lors du processus de connexion afin de renseigner automatiquement son profil avec la formation appropriée. Pour ce faire, vous devez toutefois d’abord définir les codes des formations que vous allez nous transmettre dans les paramètres des formations :
Vous pouvez envoyer plusieurs codes pour une même formation.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter l’équipe à l’adresse support.careercenter@jobteaser.com