Il existe deux méthodes pour l’organisation de votre forum en ligne :
- Méthode 1 : Garder toute la gestion de l’événement côté école (vous ne dépendez pas des entreprises participantes pour configurer leurs événements à temps) : cette solution est expliquée en détail dans cet article.
- Méthode 2 : Impliquer les entreprises dans l’organisation (à choisir si vous êtes sûrs de la réactivité de vos entreprises participantes).
Dans cet article, nous vous expliquons la démarche lorsque vous donnez la main aux entreprises pour configurer elles-mêmes leurs sous-événements et y ajouter leurs informations (Méthode 2).
Pour plus d'informations, nous vous invitons à visionner le replay de notre formation en ligne dédiée à ce sujet, accessible depuis cet article.
Un événement de type “session de recrutement” ou Forum virtuel permet aux étudiants de s’inscrire à un événement et de choisir un créneau pour échanger avec le recruteur.
- Un événement ne peut concerner qu’une entreprise. Pour réunir plusieurs entreprises sur une session de recrutement, il faudra créer plusieurs événements
- L’événement peut être créé par l’entreprise ou par l’établissement
- L’outil de visioconférence utilisé pour l’échange est celui de l’entreprise (Skype, Zoom, Teams…) ou de l'école. Le lien d’accès à chaque session sera visible des étudiants inscrits directement sur la page de l'événement.
Avant le début de l'événement:
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A la date de début de l'événement
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Au début de la session dédiée à l'étudiant
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1) Créer des comptes entreprises pour les recruteurs qui n'en ont pas sur votre Career Center
- Créer la fiche si elle n'existe pas ou si votre interlocuteur ne peut pas avoir d'accès administrateur à la fiche publique JobTeaser (dans ce cas précis, vous sélectionnerez "Pas d'espace" dans le champ Type d'espace, afin de ne pas créer de doublon avec la fiche publique)
- Donner accès à votre contact : cela lui permettra d'avoir accès au back-office entreprise (modules Evénements, Offres, CVthèque). Dans le cadre de cette session de recrutement, il pourra :
- modifier son événement lorsqu'il sera créé
- suivre l'évolution du nombre d'inscrits sur son événement
- voir les CV des étudiants inscrits dans la CVthèque dédiée à l'événement
2) Créer un sous-événement pour chaque entreprise
Etape 1: Renseigner les informations de votre événement- Animateur : Entreprise --> utiliser le champ d'autocomplétion pour identifier l'entreprise concernée. Si vous avez créé une fiche privée (Sans espace), pensez à bien sélectionner la fiche entreprise privée afin que votre contact ait accès à cette fiche. (ex : Decathlon - Privée)
- Lieu de l'événement : "en ligne"
- Type d'inscription : Inscription via JobTeaser
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URL de visioconférence : Si l'entreprise utilise un lien unique pour l'ensemble de ses entretiens individuels, vous pouvez ajouter cette URL dans ce champ.
- Valider manuellement les inscrits à l'événement : nous vous conseillons de ne pas cocher ce champ pour proposer un meilleur parcours utilisateur à l'étudiant (en le cochant, vous générez une inscription de l'étudiant en 3 temps et donc plus compliquée pour l'étudiant : 1-Inscription à l'événement ; 2-L'étudiant est retenu ou non par l'entreprise ; 3-S'il est retenu, l'étudiant choisit un créneau d'échange avec l'entreprise.)
- Cocher "CV Obligatoire" : ceci est indispensable pour pouvoir générer une CVthèque éphémère liée à l'événement
- Présence requise ? Non. La présence requise englobe la durée totale du sous-événement, pas seulement celle du créneau choisi. Si vous l'activez, cela pourrait bloquer les étudiants souhaitant s'inscrire à d'autres événements du forum.
Etape 3 : Paramétrer les créneaux
- Proposer plusieurs créneaux d'inscription à l'utilisateur ? Oui
- Cocher "Rendre obligatoire l'inscription à un créneau"
- Nombre maximum de créneaux auxquels l'utilisateur peut s'inscrire : 1
- Paramétrer les champs date et titre pour chaque créneau
- URL de visioconférence : Si l'entreprise propose des URL de visioconférence différentes pour chacun des créneaux, elle viendra ajouter son lien visioconférence par la suite dans le champ URL de visioconférence)
- Nombre de places disponibles pour ce créneau : 1
- Faire cela pour chaque créneau
- A votre convenance
Puis, cliquer sur "Créer l'événement".
Statut de l'événement : Désactivé. Les sous-événements restent bien inactifs.
Une fois le premier sous-événement créé, vous pouvez le dupliquer (Actions > Dupliquer l'événement) : vous n'aurez alors que le nom de l'animateur et le titre de l'événement à modifier.
3) (Facultatif) Ajouter les offres
Une fois l'événement créé, allez dans le module offre puis créez vos offres.- Nous pouvons créer un tag spécial "Forum virtuel 2020", il vous suffit pour cela de vous rapprocher de votre University Success Manager dédié, puis d'ajouter ce tag aux offres
- Réception et gestion des candidatures : "Sur un site externe" --> renvoyer vers le lien Front Office de l'événement créé pour l'entreprise
4) (Facultatif) Ajouter les offres créées dans le descriptif des événements
- Visualiser chacune des offres, puis copier les liens
- Aller sur chacun des événements et coller les liens vers les offres en description de l'événement
5) Communiquer auprès de vos entreprises la procédure
L'événement du forum est disponible depuis leur Back Office
La seule modification à faire de leur côté est d'ajouter des liens de visioconférence pour chaque créneau :
- Cliquer sur l'événement, puis actions : "Modifier l'événement"
- Etape 2 : paramétrage des créneaux --> URL de visioconférence
- Cliquer sur "Mettre à jour l'événement"
Au fur et à mesure que des étudiants s'inscriront, les recruteurs et vous auront accès à la liste des inscrits et recevront leurs CV dans une CVthèque éphémère liée à l'événement.
6) Créer un événement chapeau
Etape 1: Renseigner les informations de votre événement
- Animateur : Ecole
- Description : rediriger vers tous les événements des entreprises, en sélectionnant les liens front-office (Aller sur le sous-événement > Actions > Visualiser l'événement > Sélectionner le lien)
- Événement sans inscription
- A votre convenance
Puis, cliquer sur "Créer l'événement".
Statut de l'événement : Activé. Vous pourrez l'activer au moment souhaité, il s'agit du seul événement que vous activerez.
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