Utilizar el módulo de Reuniones de orientación

En este artículo explicamos cómo usar el módulo de reuniones, una vez que este ha sido configurado. Por favor, consulta el siguiente artículo si deseas saber cómo configurar el módulo.

También hemos creado otros contenidos en formato vídeo y en inglés para ofrecer una visión más detallada del módulo.

Haz clic aquí para acceder al replay de la sesión de formación que realizamos y donde explicamos todo el módulo en detalles.

Haz clic en los siguientes enlaces para descubrir las distintas funcionalidades de este nuevo módulo:

El presente artículo se divide en tres partes:

  1. Añadir nuevas reuniones
  2. Añadir disponibilidades para reuniones
  3. Gestionar reuniones creadas

1/ Añadir nuevas reuniones

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Al abrir el módulo de Citas, llegarás directamente a la pestaña del Calendario. Desde aquí, en la esquina superior derecha, haz clic en "Añadir", y luego selecciona "Cita".

Otra opción para añadir reuniones es hacer clic directamente en la franja horaria del calendario en que quieres añadir la reunión. Automáticamente aparecerá un botón para que selecciones si deseas añadir una reunión o una disponibilidad, como se muestra en la imagen siguiente: 

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Para crear la reunión, debes completar todos los campos que listamos a continuación:

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Estudiante: es necesario escribir al menos tres caracteres del nombre del estudiante con quien quieres concertar la reunión para que su nombre completo aparezca en la lista desplegable y puedas seleccionar su perfil. Ten en cuenta que el estudiante debe tener un perfil creado en la plataforma para que puedas concertar una reunión con él.

Tipo de reunión: al hacer clic en el campo, podrás seleccionar el tipo de reunión de una lista desplegable. Si la lista de reuniones es muy larga, también puedes empezar a escribir el nombre de la reunión para que aparezca en la lista desplegable. 

Orientador: este campo funciona de la misma manera que el campo del estudiante. El orientador debe tener un perfil de administrador en la plataforma previamente. Para que su perfil aparezca en la lista desplegable, escribe las tres primeras letras.

Presencial / A distancia: Si seleccionas "Presencial", podrás seleccionar un campus y anotar cualquier sala que hayas reservado para la cita. Si seleccionas "A distancia", podrás añadir una URL de videoconferencia o un número de teléfono. Esta información será incluida en el correo electrónico de confirmación que recibirá el estudiante.

Mensaje sobre la reunión: este mensaje será enviado al estudiante en el correo electrónico de confirmación de la reunión. Ten en cuenta que tras enviar tu mensaje, este no se guardara en un historial dentro del apartado de Reuniones, con lo que si incluyes URLs o datos que puedas necesitar más adelante, te recomendamos guardarlos en algún lugar, por ejemplo, en la sección de Notas del perfil del estudiante, en el apartado de Usuarios.

 

Una vez hayas completado los campos, haz clic en "Crear" y el estudiante recibirá un correo electrónico confirmando la reunión. El correo incluye la información acerca del día, hora y lugar, así como el mensaje que hayas indicado.

 

2/ Añadir disponibilidades para reuniones

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Para añadir una disponibilidad debes proceder de la misma manera que para añadir una reunión, como explicamos arriba. Es decir, o bien puedes hacer clic en el botón de la esquina superior derecha "Añadir" o bien puedes hacer clic directamente en una franja horaria del calendario.

A continuación, deberás completar un formulario parecido al de la creación de reuniones. Debes completar todos los campos que listamos a continuación:

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Orientador: el orientador debe tener un perfil de administrador en la plataforma, creado previamente. Para que su perfil aparezca en la lista desplegable, escribe las tres primeras letras. Ten en cuenta que puedes crear disponibilidades tanto para ti como para tus colegas.

Tipo de reunión: al hacer clic en el campo, podrás seleccionar el tipo de reunión de una lista desplegable. Si la lista de reuniones es muy larga, también puedes empezar a escribir el nombre de la reunión para que aparezca en la lista desplegable. 

Fecha/hora: selecciona primero la fecha y la hora de la disponibilidad y luego indica si se repite cada semana (una vez a la semana, el mismo día), cada día de la semana, o si no se repite. Ten en cuenta que la duración de la disponibilidad debe incluir tiempo suficiente para un eventual descanso.

Enlace de conexión y/o ubicación: añade manualmente la URL o número de teléfono si es a distancia o bien selecciona un campus en la lista desplegable. Debes elegir al menos una de las dos opciones para poder crear la disponibilidad.

 

Una vez hayas completado estos campos, haz clic en "Crear". Las disponibilidades creadas serán visibles tanto en tu calendario como para los estudiantes.

 

3/ Gestionar reuniones creadas

La vista de tu calendario mostrará simultáneamente tus disponibilidades, las solicitudes de reunión de los estudiantes, así como las reuniones confirmadas. Cada una aparecerá en un color diferente para que puedas distinguirlas:

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  • En verde claro aparecen las disponibilidades que hayas creado para que los estudiantes soliciten reuniones contigo;
  • En blanco aparecen las solicitudes de reunión que aún no han sido confirmadas (en caso de que configures la confirmación automática de reuniones, nunca aparecerán en blanco);
  • En verde oscuro aparecen las reuniones confirmadas

Al hacer clic en una solicitud de reunión, verás un recuadro como el que sigue:

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Si haces clic en "Ver la solicitud" podrás ver más detalles acerca de la solicitud de reunión y aceptarla o rechazarla:

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En la parte izquierda de la página (ver la imagen arriba), se muestran los detalles de la reunión: el nombre de la reunión y del orientador, la fecha y hora, así como el campus o enlace de videoconferencia y el mensaje enviado por el estudiante. Si este ha adjuntado algún documento, también podrás verlo en esta página. 

En el lado derecho, se muestran los datos sobre el estudiante que solicita la reunión: su nombre y su dirección de correo electrónico, el número de reuniones que ha reservado en el pasado y eventualmente a cuántas no se ha presentado. También puedes hacer clic en el perfil del estudiante para ver otros datos que puedas necesitar. 

Si haces clic en "Aceptar" o "Rechazar" aparecerá la siguiente ventana, en la cual podrás añadir un mensaje para el alumno que será incluido en el correo electrónico de confirmación (o de rechazo) de la reunión. 

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Una vez aceptada la reunión, su color en el calendario cambiará a verde oscuro. Si deseas modificar la reunión, haz clic en "Editar", como se muestra a continuación:

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Al editar, accederás a la página que se muestra abajo. En ella podrás realizar modificaciones, pero también podrás hacer un seguimiento una vez que la reunión haya terminado. 

En el lado derecho, puedes indicar si el estudiante se presentó o no a la cita. 

En el lado izquierdo, en la parte superior, puedes actualizar cualquier información sobre la reunión. El estudiante recibirá un correo electrónico con las modificaciones realizadas. 

En el lado izquierdo, en la parte inferior, está la sección de seguimiento del estudiante. Las notas públicas que añadas se enviarán por correo electrónico al estudiante una vez que hagas clic en "guardar cambios". También puedes añadir notas internas sobre el alumno y la reunión que sólo serán visibles por los administradores.

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