C贸mo utilizar el nuevo M贸dulo de citas como asesor

馃憠馃徏Este art铆culo trata sobre el uso del M贸dulo de citas una vez que ya se ha configurado. Consulte el siguiente art铆culo si desea conocer c贸mo configurar el m贸dulo:
C贸mo configurar el nuevo M贸dulo de citas

 

馃憠馃徏Tambi茅n hemos elaborado algunos v铆deos que ofrecen una visi贸n m谩s detallada del m贸dulo y que le ayudar谩n a comprender mejor su funcionamiento:

 

馃憠馃徏El art铆culo se dividir谩 en 5 partes:

  1. Crear un perfil de asesor
  2. A帽adir citas
  3. A帽adir espacios de disponibilidad
  4. Gestionar citas existentes
  5. Sugerir citas a los estudiantes

 

1. Crear un perfil de asesor

  • Seleccione la pesta帽a 芦Advisers禄.
  • Haga clic en 芦Add an Adviser禄.
  • Seleccione su cuenta en el primer campo y edite su perfil para que sea lo m谩s completo posible.
  • Haga clic en 芦Create禄.
  • Puede indicar los formatos de cita que har谩. Esta informaci贸n es para informaci贸n de los estudiantes (se pueden indicar varios formatos).

Screenshot 2024-03-29 at 10.50.54.png

 

2. A帽adir citas

Una vez en el M贸dulo de citas, pasar谩 directamente a su calendario.

Desde aqu铆, en la esquina superior derecha, tiene la opci贸n de 芦Add new禄, donde puede seleccionar 芦Appointment禄.

Screenshot 2024-03-29 at 10.52.28.png

 

Tambi茅n puede hacer clic directamente en una hora en su calendario y a帽adir una cita desde all铆, como se muestra a continuaci贸n猡碉笍:

Screenshot 2024-03-29 at 10.55.50.png

 

Aqu铆 hay varios datos que debe rellenar:

Screenshot 2024-03-29 at 10.59.21.png

 

Student: Para que aparezca un estudiante, es necesario escribir al menos tres caracteres. El estudiante ya debe tener una cuenta en la plataforma JobTeaser para poder a帽adirlo.

Appointment type: Puede seleccionar entre una lista desplegable o empezar a escribir para buscar uno (el tipo de cita ya debe existir).

Adviser: Funciona de la misma manera que el campo de estudiante, es decir, el asesor debe existir y puede encontrarlo buscando las tres primeras letras.

On site/ Remote: Si selecciona 芦On site禄, tendr谩 la oportunidad de seleccionar un campus y anotar la sala que haya reservado para la cita. Si selecciona 芦Remote禄, puede a帽adir una URL de videoconferencia o un n煤mero de tel茅fono. Esto se incluir谩 en la confirmaci贸n por correo electr贸nico al estudiante.

Message about the appointment: Si hay alguna informaci贸n que desee facilitar al estudiante antes de la cita, puede hacerlo en este mensaje. Recibir谩 este mensaje en el correo electr贸nico de confirmaci贸n.

 

馃憠馃徏 Una vez que haya hecho esto, haga clic en 芦Create禄 y el estudiante recibir谩 un correo electr贸nico confirmando que la cita est谩 reservada, incluido tambi茅n d贸nde tendr谩 lugar la cita y su mensaje personalizado.

 

3. A帽adir disponibilidad

A帽ada una ranura de disponibilidad de la misma manera que a帽ade una cita, ya sea haciendo clic en 芦Add new禄 en la esquina superior derecha o haciendo clic directamente en su calendario:

Screenshot 2024-03-29 at 09.58.41.png

Screenshot 2024-03-29 at 10.55.50.png

 

Una vez que haga clic en 芦Availability slot禄, se le llevar谩 a una p谩gina similar a la de la reserva de citas:

Screenshot 2024-03-29 at 11.04.34.png

 

Adviser: El asesor debe existir y puede encontrarlo buscando las tres primeras letras. Si tiene una cuenta de administrador, puede crear disponibilidades para sus compa帽eros y para usted mismo.

Appointment type: Puede seleccionar entre una lista desplegable o empezar a escribir para buscar uno (el tipo de cita ya debe existir).

Date/Time: En primer lugar, seleccione la fecha y hora del espacio de disponibilidad original. Tenga en cuenta que la longitud del espacio debe incluir tiempo suficiente para cualquier tiempo de descanso asociado con el tipo de cita. Si el espacio es demasiado corto, no se mostrar谩 la disponibilidad para los estudiantes. Despu茅s, puede seleccionar si se repite cada semana (una vez a la semana, el mismo d铆a), cada d铆a de la semana o si no se repite.

Conferencing tool and location: A帽ada manualmente una URL de conferencia o un n煤mero de tel茅fono o seleccione un campus de la lista desplegable. Debe elegir una de las dos opciones.

 

馃憠馃徏 Una vez hecho esto, haga clic en 芦Create禄 y las disponibilidades ser谩n visibles tanto en su calendario como para los estudiantes.

 

4. Gestionar citas existentes

Una vez que haya configurado las disponibilidades y los estudiantes empiecen a reservar citas, su vista se parecer谩 a la siguiente:

 

Screenshot 2024-03-29 at 11.11.59.png

 

En verde claro se encuentran los espacios de disponibilidad etiquetados como tales.

En verde oscuro se encuentran las citas confirmadas.

 

馃憠馃徏 Cuando haga clic en una solicitud de cita (en blanco), ver谩 lo siguiente:

 

Screenshot 2024-04-16 at 15.36.11.png

 

Desde aqu铆 puede hacer clic en 芦Open request禄 (abrir la solicitud) para ver m谩s informaci贸n sobre la solicitud de cita:

Screenshot 2024-04-16 at 15.36.53.png

 

En esta p谩gina, ver谩 dos partes principales:

馃憠馃徏 En el lado izquierdo, podemos ver la informaci贸n de la cita en s铆. Vemos el tipo de cita, el asesor, la hora, el lugar y tambi茅n el mensaje dejado por el estudiante y cualquier documento que haya adjuntado.

馃憠馃徏 En el lado derecho, podemos ver la informaci贸n sobre el estudiante. Vemos el nombre y la direcci贸n de correo electr贸nico, cu谩ntas citas ha reservado anteriormente y el n煤mero de ausencias, y tambi茅n podemos hacer clic en el perfil del estudiante para ver m谩s informaci贸n.

Si estamos conformes con la solicitud, podemos hacer clic en 芦Accept禄 y se nos abrir谩 la siguiente ventana emergente para a帽adir un mensaje al correo electr贸nico de confirmaci贸n de la cita. Lo mismo ocurre si hacemos clic en 芦Refuse禄.

Screenshot 2024-04-16 at 15.38.22.png

 

Una vez que la cita se haya aceptado, el color en el calendario cambiar谩, y si queremos hacer alg煤n cambio en la cita, podemos hacer clic en 芦Edit禄, como se muestra a continuaci贸n:

Screenshot 2024-04-16 at 15.39.29.png

 

Luego se nos llevar谩 a la siguiente p谩gina. Esta p谩gina no solo permite editar los par谩metros de la cita, sino tambi茅n hacer un seguimiento de la misma una vez finalizada:

Screenshot 2024-04-16 at 15.41.18.png

Screenshot 2024-04-16 at 15.42.15.png

 

馃憠馃徏 En el lado derecho, podemos cambiar el estado de la presencia de los estudiantes, si no se presentaron, podemos a帽adir esto aqu铆.

馃憠馃徏 En la parte izquierda, en la parte superior, podemos actualizar cualquier informaci贸n sobre la cita en s铆. El estudiante recibir谩 un correo electr贸nico sobre cualquier cambio que se haga aqu铆, para que no se pierda ninguna informaci贸n.

馃憠馃徏 En el lado izquierdo, en la parte inferior, tenemos la secci贸n de seguimiento del estudiante. Aqu铆 podemos a帽adir notas que nos gustar铆a compartir con el estudiante sobre la reuni贸n, las cuales se enviar谩n por correo electr贸nico una vez que hagamos clic en 芦Save changes禄. Tambi茅n podemos escribir una rese帽a interna sobre el estudiante que solo ver谩n los administradores.

 

5. Sugerir citas a los estudiantes

Puede invitar a los estudiantes a reservar una cita concreta compartiendo una vista filtrada de las disponibilidades: por tipo de cita, por campus o por asesor.

Para ello, basta con ir al 芦front office禄 y a帽adir un filtro en la barra de b煤squeda.

Screenshot 2024-04-30 at 14.00.04.png

Posteriormente, tendr谩 que compartir con sus estudiantes la URL con los par谩metros que haya introducido para que les resulte m谩s f谩cil encontrarle.

 

BUENAS PR脕CTICAS: No dude en a帽adir un filtro en su perfil de asesor y a帽adir este enlace en su firma de correo electr贸nico.

 

馃憠馃徏 Si tiene alguna pregunta sobre el nuevo m贸dulo, no dude en ver los siguientes v铆deos para tener m谩s informaci贸n:

*Si no encuentra la respuesta que busca, no dude en ponerse en contacto con su POC principal o con el equipo de asistencia para cuestiones m谩s t茅cnicas.

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