👉🏼Este artículo trata sobre el uso del Módulo de citas una vez que ya se ha configurado. Consulte el siguiente artículo si desea conocer cómo configurar el módulo:
Cómo configurar el nuevo Módulo de citas
👉🏼También hemos elaborado algunos vídeos que ofrecen una visión más detallada del módulo y que le ayudarán a comprender mejor su funcionamiento:
- Haga clic aquí para ver la repetición en vídeo de la formación en grupo sobre el módulo
- 1. Vista de calendario: Adición de citas y espacios de disponibilidad
- 2. Vista de calendario: Gestión de citas existentes
- 3. Vista de estudiante: Reserva de una cita como estudiante
👉🏼El artículo se dividirá en 5 partes:
- Crear un perfil de asesor
- Añadir citas
- Añadir espacios de disponibilidad
- Gestionar citas existentes
- Sugerir citas a los estudiantes
1. Crear un perfil de asesor
- Seleccione la pestaña «Advisers».
- Haga clic en «Add an Adviser».
- Seleccione su cuenta en el primer campo y edite su perfil para que sea lo más completo posible.
- Haga clic en «Create».
- Puede indicar los formatos de cita que hará. Esta información es para información de los estudiantes (se pueden indicar varios formatos).
2. Añadir citas
Una vez en el Módulo de citas, pasará directamente a su calendario.
Desde aquí, en la esquina superior derecha, tiene la opción de «Add new», donde puede seleccionar «Appointment».
También puede hacer clic directamente en una hora en su calendario y añadir una cita desde allí, como se muestra a continuación⤵️:
Aquí hay varios datos que debe rellenar:
Student: Para que aparezca un estudiante, es necesario escribir al menos tres caracteres. El estudiante ya debe tener una cuenta en la plataforma JobTeaser para poder añadirlo.
Appointment type: Puede seleccionar entre una lista desplegable o empezar a escribir para buscar uno (el tipo de cita ya debe existir).
Adviser: Funciona de la misma manera que el campo de estudiante, es decir, el asesor debe existir y puede encontrarlo buscando las tres primeras letras.
On site/ Remote: Si selecciona «On site», tendrá la oportunidad de seleccionar un campus y anotar la sala que haya reservado para la cita. Si selecciona «Remote», puede añadir una URL de videoconferencia o un número de teléfono. Esto se incluirá en la confirmación por correo electrónico al estudiante.
Message about the appointment: Si hay alguna información que desee facilitar al estudiante antes de la cita, puede hacerlo en este mensaje. Recibirá este mensaje en el correo electrónico de confirmación.
👉🏼 Una vez que haya hecho esto, haga clic en «Create» y el estudiante recibirá un correo electrónico confirmando que la cita está reservada, incluido también dónde tendrá lugar la cita y su mensaje personalizado.
3. Añadir disponibilidad
Añada una ranura de disponibilidad de la misma manera que añade una cita, ya sea haciendo clic en «Add new» en la esquina superior derecha o haciendo clic directamente en su calendario:
Una vez que haga clic en «Availability slot», se le llevará a una página similar a la de la reserva de citas:
Adviser: El asesor debe existir y puede encontrarlo buscando las tres primeras letras. Si tiene una cuenta de administrador, puede crear disponibilidades para sus compañeros y para usted mismo.
Appointment type: Puede seleccionar entre una lista desplegable o empezar a escribir para buscar uno (el tipo de cita ya debe existir).
Date/Time: En primer lugar, seleccione la fecha y hora del espacio de disponibilidad original. Tenga en cuenta que la longitud del espacio debe incluir tiempo suficiente para cualquier tiempo de descanso asociado con el tipo de cita. Si el espacio es demasiado corto, no se mostrará la disponibilidad para los estudiantes. Después, puede seleccionar si se repite cada semana (una vez a la semana, el mismo día), cada día de la semana o si no se repite.
Conferencing tool and location: Añada manualmente una URL de conferencia o un número de teléfono o seleccione un campus de la lista desplegable. Debe elegir una de las dos opciones.
👉🏼 Una vez hecho esto, haga clic en «Create» y las disponibilidades serán visibles tanto en su calendario como para los estudiantes.
4. Gestionar citas existentes
Una vez que haya configurado las disponibilidades y los estudiantes empiecen a reservar citas, su vista se parecerá a la siguiente:
En verde claro se encuentran los espacios de disponibilidad etiquetados como tales.
En verde oscuro se encuentran las citas confirmadas.
👉🏼 Cuando haga clic en una solicitud de cita (en blanco), verá lo siguiente:
Desde aquí puede hacer clic en «Open request» (abrir la solicitud) para ver más información sobre la solicitud de cita:
En esta página, verá dos partes principales:
👉🏼 En el lado izquierdo, podemos ver la información de la cita en sí. Vemos el tipo de cita, el asesor, la hora, el lugar y también el mensaje dejado por el estudiante y cualquier documento que haya adjuntado.
👉🏼 En el lado derecho, podemos ver la información sobre el estudiante. Vemos el nombre y la dirección de correo electrónico, cuántas citas ha reservado anteriormente y el número de ausencias, y también podemos hacer clic en el perfil del estudiante para ver más información.
Si estamos conformes con la solicitud, podemos hacer clic en «Accept» y se nos abrirá la siguiente ventana emergente para añadir un mensaje al correo electrónico de confirmación de la cita. Lo mismo ocurre si hacemos clic en «Refuse».
Una vez que la cita se haya aceptado, el color en el calendario cambiará, y si queremos hacer algún cambio en la cita, podemos hacer clic en «Edit», como se muestra a continuación:
Luego se nos llevará a la siguiente página. Esta página no solo permite editar los parámetros de la cita, sino también hacer un seguimiento de la misma una vez finalizada:
👉🏼 En el lado derecho, podemos cambiar el estado de la presencia de los estudiantes, si no se presentaron, podemos añadir esto aquí.
👉🏼 En la parte izquierda, en la parte superior, podemos actualizar cualquier información sobre la cita en sí. El estudiante recibirá un correo electrónico sobre cualquier cambio que se haga aquí, para que no se pierda ninguna información.
👉🏼 En el lado izquierdo, en la parte inferior, tenemos la sección de seguimiento del estudiante. Aquí podemos añadir notas que nos gustaría compartir con el estudiante sobre la reunión, las cuales se enviarán por correo electrónico una vez que hagamos clic en «Save changes». También podemos escribir una reseña interna sobre el estudiante que solo verán los administradores.
5. Sugerir citas a los estudiantes
Puede invitar a los estudiantes a reservar una cita concreta compartiendo una vista filtrada de las disponibilidades: por tipo de cita, por campus o por asesor.
Para ello, basta con ir al «front office» y añadir un filtro en la barra de búsqueda.
Posteriormente, tendrá que compartir con sus estudiantes la URL con los parámetros que haya introducido para que les resulte más fácil encontrarle.
BUENAS PRÁCTICAS: No dude en añadir un filtro en su perfil de asesor y añadir este enlace en su firma de correo electrónico.
👉🏼 Si tiene alguna pregunta sobre el nuevo módulo, no dude en ver los siguientes vídeos para tener más información:
- Haga clic aquí para ver la repetición en vídeo de la formación en grupo sobre el módulo
- 1. Vista de calendario: Adición de citas y espacios de disponibilidad
- 2. Vista de calendario: Gestión de citas existentes
- 3. Vista de estudiante: Reserva de una cita como estudiante
*Si no encuentra la respuesta que busca, no dude en ponerse en contacto con su POC principal o con el equipo de asistencia para cuestiones más técnicas.