Verwenden Sie das neue Modul „Termine“ als Berater:in

👉🏼In diesem Artikel geht es um die Verwendung des Terminmoduls, wenn es bereits eingerichtet wurde. Bitte lesen Sie den folgenden Artikel, wenn Sie wissen möchten, wie Sie das Modul einrichten:
Wie Sie das neue Modul „Termine“ einrichten

 

👉🏼Wir haben auch einige Videos produziert, die einen detaillierteren Einblick in das Modul geben und Ihnen helfen werden, die Funktionsweise besser zu verstehen:

 

👉🏼Der Artikel ist in 5 Teile aufgeteilt:

  1. Ein Profil für Berater:innen erstellen
  2. Hinzufügen von Terminen
  3. Hinzufügen von Verfügbarkeits-Slots
  4. Verwaltung bestehender Termine
  5. Vorschlagen von Terminen für Studierende

 

1. Ein Profil für Berater:innen erstellen

  • Wählen Sie die Registerkarte „Berater:innen“.
  • Klicken Sie auf „Eine/n Berater:in hinzufügen“.
  • Wählen Sie im ersten Feld Ihr Konto aus und bearbeiten Sie Ihr Profil, um es so umfassend wie möglich zu gestalten.
  • Klicken Sie auf „Erstellen“.
  • Sie können die Terminformate angeben, die Sie machen werden. Diese Information dient zur Information der Studierenden. Es können mehrere Formate angegeben werden.

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2. Hinzufügen von Terminen

Sobald Sie im Modul „Termine“ angekommen sind, werden Sie direkt zu Ihrem Kalender weitergeleitet.

Von hier aus haben Sie in der oberen rechten Ecke die Option „Neu hinzufügen“, wo Sie dann den „Termin“ auswählen können.

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Sie können auch direkt auf eine Zeit in Ihrem Kalender klicken und von dort aus einen Termin hinzufügen, wie unten gezeigt.⤵️

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Von hier aus müssen Sie mehrere Informationen ausfüllen:

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Studierende: Damit ein/e Studierende:r angezeigt wird, müssen Sie mindestens drei Zeichen eingeben. Der/die Studierende:r muss bereits ein Konto auf der JobTeaser-Plattform haben, um ihn/sie hinzufügen zu können.

Terminart: Sie können aus einer Dropdown-Liste auswählen oder mit der Suche beginnen – die Terminart muss bereits vorhanden sein.

Berater:in: Dies funktioniert auf die gleiche Weise wie das Feld für Studierende – der/die Berater:in muss vorhanden sein und Sie können ihn/sie finden, indem Sie nach den ersten drei Buchstaben suchen

Vor Ort / Ferntermin: Wenn Sie „Vor Ort“ wählen, haben Sie die Möglichkeit, einen Campus auszuwählen und einen Raum zu notieren, den Sie für den Termin gebucht haben. Wenn Sie „Ferntermin“ wählen, können Sie entweder eine Videokonferenz-URL oder eine Telefonnummer hinzufügen. Dies wird in der E-Mail-Bestätigung an die Studierenden enthalten sein.

Benachrichtigung zum Termin: Wenn Sie dem/der Studierenden vor dem Termin Informationen zukommen lassen möchten, können Sie dies in dieser Nachricht tun. Sie werden diese Benachrichtigung in der Bestätigungs-E-Mail erhalten.

 

👉🏼 Sobald Sie dies getan haben, klicken Sie auf „Erstellen“. Der/die Studierende erhält dann eine E-Mail, die bestätigt, dass der Termin gebucht ist, und in der auch der Ort, an dem der Termin stattfindet, und Ihre persönliche Nachricht enthalten sind.

 

3. Verfügbarkeiten hinzufügen

Sie fügen einen Verfügbarkeits-Slot auf die gleiche Weise wie einen Termin hinzu, indem Sie entweder oben rechts auf „Neu hinzufügen“ klicken oder direkt auf Ihren Kalender.

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Sobald Sie auf „Verfügbarkeits-Slot“ klicken, gelangen Sie auf eine ähnliche Seite wie bei der Buchung von Terminen:

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Berater:in: Der/die Berater:in muss existieren und Sie können ihn/sie finden, indem Sie nach den ersten drei Buchstaben suchen. Wenn Sie über ein Administratorkonto verfügen, können Sie sowohl für Ihre Kolleg:innen als auch für sich selbst Verfügbarkeiten erstellen.

Terminart: Sie können aus einer Dropdown-Liste auswählen oder mit der Suche beginnen – die Terminart muss bereits existieren.

Datum/Uhrzeit: Wählen Sie zunächst das Datum und die Uhrzeit des ursprünglichen Verfügbarkeits-Slots. Bitte beachten Sie, dass die Länge des Zeitfensters genügend Zeit für die mit der Terminart verbundenen Pausen einschließen muss. Wenn das Zeitfenster zu kurz ist, wird die Verfügbarkeit für die/den Studierende/n nicht angezeigt. Sie können dann auswählen, ob die Slots jede Woche (einmal pro Woche, am selben Tag), jeden Wochentag oder gar nicht wiederholt werden sollen.

Konferenz-Tool und Standort: Fügen Sie entweder manuell eine Konferenz-URL/Telefonnummer hinzu oder wählen Sie einen Campus aus der Dropdown-Liste. Sie müssen sich für eine der beiden Optionen entscheiden.

 

👉🏼 Sobald dies geschehen ist, klicken Sie auf „Erstellen“ und die Verfügbarkeiten werden sowohl in Ihrem Kalender als auch für die Studierenden sichtbar sein.

 

4. Verwaltung bestehender Termine

Sobald Sie die Verfügbarkeiten eingerichtet haben und die Studierenden beginnen, Termine zu buchen, sieht Ihre Ansicht etwa so aus wie unten:

 

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Hellgrün sind die sind die Verfügbarkeits-Slots, die wie folgt gekennzeichnet sind.

In Dunkelgrün sind die bestätigten Termine dargestellt.

 

👉🏼 Wenn Sie auf eine Terminanfrage (in Weiß) klicken, sehen Sie Folgendes:

 

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Von hier aus können Sie die „Anfrage öffnen“, um weitere Details zur Terminanfrage zu sehen:

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Auf dieser Seite sehen Sie zwei Hauptbereiche.

👉🏼 Auf der linken Seite finden Sie die Angaben zum Termin selbst. Wir sehen die Art des Termins, den/die Berater:in, die Zeit, den Ort und auch die Nachricht, die der/die Studierende hinterlassen hat, sowie alle Dokumente, die er/sie beigefügt hat.

👉🏼 Auf der rechten Seite finden Sie Informationen über die/den tatsächliche/n Studierende/n. Wir sehen den Namen und die E-Mail-Adresse, wie viele Termine er/sie in der Vergangenheit gebucht hat und wie oft er/sie nicht erschienen ist. Außerdem können wir auch auf das Profil des/der Studierenden klicken, um weitere, möglicherweise erforderliche Informationen zu erhalten.

Wenn wir mit der Anfrage einverstanden sind, können wir auf „Akzeptieren“ klicken. Daraufhin wird das folgende Popup-Fenster angezeigt, in dem wir der E-Mail zur Terminbestätigung eine Nachricht hinzufügen können. Dasselbe gilt, wenn wir auf „Ablehnen“ klicken, falls es einen Grund gibt, etwas hinzuzufügen.

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Sobald der Termin angenommen wurde, ändert sich die Farbe des Kalenders. Wenn Sie Änderungen an dem Termin vornehmen möchten, können Sie einfach auf „Bearbeiten“ klicken, wie unten gezeigt:

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Sie landen dann auf der folgenden Seite. Diese Seite ist nicht nur nützlich, um die Termineinstellungen zu bearbeiten, sondern auch, um den Termin nach dem Ende der Besprechung zu bearbeiten:

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👉🏼 Auf der rechten Seite können wir den Status der Anwesenheit des/der Studierenden ändern. Wenn er/sie nicht erschienen ist, können wir dies hier hinzufügen.

👉🏼 Oben auf der linken Seite können wir alle Informationen über den tatsächlichen Termin aktualisieren. Die/der Studierende erhält eine E-Mail, wenn hier Aktualisierungen vorgenommen werden, so dass er/sie keine Informationen verpasst.

👉🏼 Unten auf der linken Seite finden Sie den Bereich Studierendenbetreuung. Hier können Sie Notizen hinzufügen, die Sie der/dem Studierenden über das Treffen mitteilen möchten. Diese werden per E-Mail versendet, sobald Sie auf „Änderungen speichern“ klicken. Wir können auch eine interne Bewertung über den/die Studierende:n schreiben, die nur von den Administrator:innen eingesehen werden kann.

 

5. Vorschlagen von Terminen für Studierende

Sie haben die Möglichkeit, Studierende einzuladen, einen bestimmten Termin zu buchen, indem Sie eine gefilterte Ansicht der Verfügbarkeiten freigeben: nach Terminart, nach Campus oder nach Berater:in.

Gehen Sie dazu einfach zum Front Office und fügen Sie einen Filter in der Suchleiste hinzu.

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Sie müssen dann die URL mit den von Ihnen eingegebenen Parametern an Ihre Studierenden weitergeben, damit sie Sie leichter finden können!

 

GUTE PRAXIS: Zögern Sie nicht, Ihr Berater:in-Profil mit einem Filter zu versehen und diesen Link in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen!

 

👉🏼 Wenn Sie Fragen zum neuen Modul haben, zögern Sie nicht, sich die folgenden Videos anzusehen, um weitere Informationen zu erhalten:

Wenn Sie die gesuchte Antwort nicht finden, zögern Sie nicht, sich an Ihren Haupt-POC zu wenden, oder an das Support-Team, wenn es sich um eher technische Fragen handelt.

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