Comment fonctionne le module de campagnes emailing ?

 

IMPORTANT : Ce module est actuellement en phase de test et n'est pas disponible dans tous les Career Centers. Si vous souhaitez tester ce module à l’avance, veuillez contacter votre interlocuteur principal !

 

Le module de campagnes emailing est un nouveau module qui vous permet de communiquer avec un groupe ciblé d'étudiants grâce à des campagnes emailing. Pour ajouter ce module à votre Career Center, veuillez contacter votre interlocuteur principal sur JobTeaser ou support.careercenter@jobteaser.com.


Le module est disponible dans le back-office pour les cc_admin et cc_super_admin.

 

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Nous allons vous montrer dans cet article comment créer une campagne emailing en 9 étapes. Vous pouvez arrêter le processus à tout moment et votre campagne sera automatiquement enregistrée dans les brouillons.


ALLONS-Y :)


1. Créez un segment ou une liste de contacts

Cette étape est la première si vous souhaitez cibler un groupe spécifique d’étudiants dans votre campagne. Si vous souhaitez envoyer la campagne à tous les étudiants ou à un segment d'étudiants déjà existant, alors vous pouvez passer cette première partie.

Pour créer un segment, veuillez cliquer sur « Segmentation »​ dans le menu supérieur.

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Cliquez ensuite sur le bouton « Créer un segment » pour accéder au formulaire de création de segment :

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Sur ce formulaire, vous pouvez :

  • Modifier le nom du segment pour le retrouver plus tard.
  • Ajouter une condition de filtrage, par exemple vous pouvez décider de cibler les étudiants d'un cours spécifique comme indiqué sur la capture d'écran suivante :
    Capture_d_e_cran_2023-05-10_a__09.37.57.pngVeuillez utiliser les codes de programme que vous pouvez trouver dans le module de programme.
  • Calculer et prévisualiser le segment pour connaître le nombre d’étudiants que vous atteindrez avec la condition que vous avez définie et vous assurer que votre condition fonctionne bien. Pour cela, sélectionnez la liste « Tous les étudiants »​ et cliquez sur « Calculer ». Parfois, le pourcentage de contacts calculés avec les étudiants peut être inférieur à 1 %, le système affichera 0 % comme résultat du calcul du segment.
  • Cliquez sur « Créer un segment » lorsque vous êtes prêt(e) à enregistrer le segment.

Remarque :

  • Votre segment sera mis à jour instantanément pour inclure tous les étudiants concernés par la condition que vous avez définie. Par exemple, si vous créez un segment pour cibler les étudiants du programme « MBA Finance », alors tous les étudiants ajoutés/supprimés du programme seront également ajoutés/supprimés du segment.
  • Aujourd'hui, il est possible de cibler par campus, programmes, années d'études et langues. Lorsque vous ciblez vos étudiants par langue, veuillez utiliser des lettres minuscules comme en, fr, pt. Par exemple pour le portugais :

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  • Lors de la création d’un segment, la limite est fixée à 1000 caractères. Et ces caractères incluent tout, les codes des programmes, les adresses e-mail des étudiants.
  • Utilisation de « ET » ou « OU » : cette explication peut vous aider à mieux comprendre :
    • X ou Y -> soit X est vrai, soit Y est vrai
      X et Y -> X et Y doivent tous deux être vrais

 

Comment créer une liste de contacts personnalisée ?

  1. Assurez-vous que la fonctionnalité a été activée pour votre Career Center.
  2. Accédez à votre Career Center et ouvrez le module des campagnes emailing.

 

Pour créer une liste de contacts personnalisée, veuillez cliquer sur « Liste de contacts » dans le menu supérieur.

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Vous atterrirez sur l'interface en 5 étapes pour créer manuellement une liste de contacts. Pour créer votre liste de contacts veuillez suivre les étapes mentionnées ci-dessous :

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    1. Nom : Donnez un nom à votre liste de contacts. Il doit être en rapport avec les étudiants que vous souhaitez cibler dans la liste.
    2. Fichier d'importation : vous pouvez créer une liste en téléchargeant un fichier CSV ou en insérant des contacts manuellement. Nous préférons les fichiers CSV ! Vous pouvez utiliser l'exemple suivant. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires sur l'étudiant, par exemple : langue, campus, etc. si vous souhaitez utiliser ces informations comme variable dans un modèle.
    3. Correspondance : choisissez le bon champ, par exemple ex : L'e-mail doit correspondre à l'e-mail, le prénom doit correspondre à first_name (prénom), etc.
    4. Liste de certification : Accepter la politique d'utilisation.

Remarque importante :

  • Veuillez ne jamais modifier la liste de contacts « tous les étudiants ».

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  • Une fois qu'un étudiant se désabonne d'une liste de contacts, il sera automatiquement désabonné de toutes les nouvelles listes de contacts si son e-mail apparaît

 

Remarque importante : Avec cette fonctionnalité, vous ne pouvez pas envoyer de « campagnes planifiées » car la liste de contacts est réinitialisée chaque nuit. Si vous rencontrez ce problème, dupliquez votre campagne, vérifiez la liste des contacts et sauvegardez-la. Ensuite, envoyez-la manuellement. 

 

Vous avez terminé l'étape 1. Vous pouvez maintenant créer la campagne.


2. Créez votre campagne emailing

 

Pour accéder au formulaire de création de campagne, vous devez d'abord cliquer sur« Campagnes »​​ puis « Créer une campagne »

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Vous verrez alors apparaître le formulaire de création de campagne suivant :

 

 

3. Choisissez la langue de votre campagne

Sélectionnez la langue de l'e-mail que vous allez écrire, pour vous assurer que le pied de page et la page de désabonnement seront correctement traduits.

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4. Sélectionnez un nom

Choisissez un nom pour votre campagne, ce nom n'est visible que sur le back-office (statistiques, listing des campagnes à venir et passées).
Choisissez un nom qui vous aidera, vous et vos collègues, à retrouver votre campagne à l'avenir si nécessaire.

  • Cliquez sur Modifier le nom

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  • Entrez un nom pour votre campagne, 100 caractères maximum


  • Cliquez sur Enregistrer

 

5. Sélectionnez un objet

L'objet est vraiment important, c'est ce que les étudiants vont voir dans leur boîte mail. Un bon objet conditionne le taux d'ouverture de votre campagne.

  • Cliquez sur Ajouter un objet

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  • Saisissez l'objet de votre campagne, 100 caractères maximum.
    Ici, vous pouvez insérer des variables si vous souhaitez inclure par exemple le prénom de l'étudiant dans la ligne d'objet.

  • Cliquez sur Enregistrer

Petits conseils pour maximiser votre taux d'ouverture :

1. Faites en sorte que la ligne d'objet soit aussi courte que possible

2. Pas de « ? » ou de « ! » pour éviter que vos e-mails n'aillent dans le dossier spam

3. Essayez d'être aussi précis(e) que possible sur le contenu de l'e-mail. Par exemple, mentionnez le nom de l'événement si vous diffusez un événement spécifique.

 

6. Sélectionnez l'expéditeur

Vous pourrez envoyer des campagnes avec une adresse e-mail Jobteaser (....@communication.jobteaser.com). Vous pouvez configurer cette adresse, y ajouter un nom et une adresse de réponse.

  • Cliquez sur Ajouter un expéditeur

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  • Entrez un nom, c'est ce que les étudiants pourront voir dans l'aperçu de leur boîte mail. Ce nom conditionne le taux d'ouverture, car les étudiants sont plus susceptibles d'ouvrir l'e-mail s'ils identifient la personne qui tente de les joindre. Il peut s'agir de votre nom ou de celui de votre école, par exemple.

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  • Sélectionnez une adresse e-mail  @communications.jobteaser.com disponible.
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  • Saisissez une ​adresse de réponse ​ si vous souhaitez que vos étudiants puissent répondre à votre campagne sur votre adresse e-mail personnelle. Pour ce faire, cliquez sur Adresse de réponse et saisissez l'e-mail sur lequel vous souhaitez recevoir les réponses.

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  • Cliquez sur Enregistrer

 

7. Créez le contenu de votre e-mail

C'est la partie la plus importante du processus, créer un contenu d'email qui convertit et donc vous aide à attirer l'attention des étudiants. Pour ce faire, nous avons préparé des modèles d'e-mails qui vous aideront à rédiger un contenu percutant qui convertit efficacement.

Attention, les campagnes doivent se concentrer sur l'orientation professionnelle et être professionnelles dans leur approche.

  • Cliquez sur Design e-mail

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  • Choisissez un modèle en cliquant sur sélectionner. Par défaut, vous disposez de modèles 2 disponibles.
    • Un modèle générique que vous pouvez utiliser pour une newsletter ou pour diffuser plusieurs contenus
    • Un modèle pour promouvoir un événement spécifique auprès de vos étudiants.

  • Vous pouvez tout personnaliser​ : le texte, le logo, l'image, la couleur de fond...

    Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez ajouter le nom de l'événement que vous souhaitez promouvoir, sa date et son lieu, une image et une brève description. N'oubliez pas le petit message de présentation qui donne à l'étudiant l'impression que vous vous adressez à lui et non à un groupe. Les variables (telles que le prénom de l'élève ou le programme) sont là pour vous aider à personnaliser le message pour chaque élève.

  • Prévisualisez et envoyez un e-mail de test pour vérifier le rendu sur ordinateur et sur mobile. Notez que les étudiants sont plus susceptibles d'ouvrir votre e-mail sur leur téléphone portable. Pour ce faire, cliquez sur Prévisualiser et Tester et choisissez soit Aperçu de l'e-mail ou Envoyer un e-mail de test.

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  • Cliquez sur Passer en revue & Envoyez pour enregistrer le contenu de votre email et revenir au formulaire de création.

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Veuillez noter que les étudiants pourront se désinscrire de toutes les campagnes envoyées via le module de campagne emailing. Vous ne pouvez pas envoyer de campagne sans lien de désinscription.

 

8. Sélectionnez les destinataires

Vous pouvez envoyer votre campagne à tous vos étudiants ou décider de n'envoyer la campagne qu'à certains d'entre eux en fonction de leur programme par exemple.

  • Cliquez sur Sélectionner les destinataires

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  • Cliquez sur le menu déroulant Liste et sélectionnez la liste « Tous les étudiants »

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  • Si vous souhaitez envoyer la campagne à tous les étudiants, cliquez sur Envoyer à tous les contacts de la liste

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  • Si vous souhaitez cibler les étudiants, cliquez sur Envoyer uniquement à un segment. Vous pouvez ici sélectionner un segment que vous avez déjà créé. Si vous n'avez pas de segment ici, retournez à l'étape 1 et créez votre segment. Ne vous inquiétez pas, tout ce que vous avez fait auparavant sera sauvegardé en tant que brouillon.

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Vous pouvez Calculer le nombre de contacts pour vous assurer que votre filtrage a bien fonctionné. Si vous êtes satisfait(e), cliquez sur Sauvegarder.


9. Programmer la campagne

Une fois toutes les étapes précédentes terminées, vous pourrez décider d'envoyer la campagne maintenant ou de la programmer plus tard, au jour et à l'heure qui vous conviennent.

  • Si vous souhaitez l'envoyer tout de suite, cliquez sur Envoyer maintenant

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  • Si vous voulez la programmer pour plus tard, cliquez sur Programmer

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    • Une fenêtre de configuration s'ouvrira. Assurez-vous que le fuseau horaire est le bon, sélectionnez le jour et l'heure, et cliquez sur Programmer.

 

C'EST FAIT !  N'oubliez pas de vérifier les performances de votre campagne par la suite.

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