L'objectif de notre nouvelle fonction de pré-inscription est de faciliter l'inscription et la découverte du site Career Center à vos étudiants.
Utiliser cette fonction vous permet d'augmenter de manière significative le nombre d'inscriptions en envoyant une campagne de pré-inscription à vos étudiants par e-mail.
Seul le super-administrateur de votre école peut utiliser cette fonction. Si vous souhaitez mettre en place cette fonctionnalité, n'hésitez pas à contacter votre interlocuteur JobTeaser.
Pour lancer une campagne de pré-inscription, vous devez vous rendre sur le module « Talents» :
Cliquez ensuite sur le bouton «+ Pré-inscrire des étudiants » :
Vous pouvez configurer votre campagne de pré-inscription et en tirer tous les avantages en suivant ces quatre étapes :
1) Préparez la liste des étudiants
Cette étape vous permet de cibler un groupe d'étudiants que vous souhaitez toucher en particulier.
Vous devez télécharger un fichier au format CSV sur le site Career Center. Ce fichier CSV contient les données relatives à vos étudiants.
Pour chaque étudiant, ce fichier doit contenir trois informations :
- le prénom
- le nom de famille
- l'adresse e-mail
Trois en-têtes doivent être présentes pour chaque colonne : « firstname », « lastname », « email ».
Veillez à ce que chacune de ces informations figure sur le fichier CSV pour chaque étudiant, car sinon elles ne seront pas prises en compte.
Pour télécharger votre fichier, vous pouvez le faire glisser dans la zone ombrée ou cliquer sur le bouton « Importer la liste ».
Une fois le fichier importé, le nombre total de contacts s'affichera. Les étudiants déjà inscrits ou présents sur une autre campagne sont exclus de la liste et ne sont pas ciblés.
NB :
- Ce fichier doit être au format CSV, les autres formats ne sont pas pris en charge.
- Le fichier doit contenir maximum 15 000 lignes
- Vous pouvez visualiser ou supprimer ce fichier CSV et importer un autre fichier.
- Dans le cadre de la conformité au RGPD, les données sont automatiquement supprimées un mois après l'envoi du dernier e-mail de la campagne de pré-inscription.
2) Configurez la campagne
La configuration se poursuit dans la section Configuration, juste en dessous du téléchargement de fichiers.
Donnez un nom à votre invitation :
La gestion de différentes campagnes d'e-mail au cours de l'année nécessite de les différencier.
Vous pouvez donner un nom à cette campagne de pré-inscription, il ne sera visible que dans le back-office. Vous devez aller sur « Nom de la liste de pré-inscription » et enregistrer le nom que vous avez choisi :
N.B :
- Le nom ne modifie pas le contenu des e-mails.
- Pour vous y retrouver dans vos différentes campagnes, vous pouvez ajouter la date en plus du nom.
Sélectionnez une langue :
Vos étudiants peuvent parler différentes langues, sélectionnez donc la langue dans laquelle vous souhaitez envoyer les e-mails de pré-inscription.
La langue choisie modifie le contenu de l'e-mail.
N.B : les langues actuellement disponibles sont l'anglais, le français et l'allemand, le catalan et l'espagnol. D'autres langues seront ajoutées ultérieurement.
Configurez la date :
Vous pouvez envoyer votre campagne à la date que vous jugez la plus appropriée pour vos élèves.
Choisissez la date à laquelle vous souhaitez envoyer votre e-mail, puis cliquez sur « Sélectionner une date », et un petit calendrier apparaîtra.
L'e-mail sera envoyé à midi le jour choisi. Deux rappels seront envoyés à vos étudiants, l'un 3 jours ouvrés après votre envoi (J +3) et l'autre 7 jours ouvrés après (J +7).
NB :
- Vous pouvez décider de la date d'envoi du premier e-mail, celles des e-mails de suivi sont définies automatiquement sur la base de nos analyses de performance.
- Les e-mails sont envoyés au plus tôt le lendemain de votre programmation.
- Si votre école a plusieurs campus, le fuseau horaire est celui du super-administrateur de votre école.
- Les e-mails sont envoyés en semaine pour garantir un taux d'ouverture maximal. Il en va de même pour les e-mails de relance.
- La campagne peut être planifiée jusqu'à trois mois à l'avance.
Ajoutez votre signature :
L'ajout de votre signature aux e-mails vous permet d'être clairement identifié par vos étudiants.
Vous pouvez définir votre signature dans le champ « Signature de l'e-mail » :
N.B. : Votre signature ne peut pas dépasser les 100 caractères.
Recevez un e-mail de test :
Vous avez la possibilité de recevoir un e-mail de test pour avoir un aperçu de l'e-mail que les étudiants recevront.
Cliquez sur le lien « Envoyez-moi des exemples d'e-mails » situé sous votre signature.
Une notification confirmera l'envoi des e-mails.
Vous recevrez alors l'e-mail principal, ainsi que les deux e-mails de rappel dans votre boîte de réception.
Affichez le résumé :
Avant de valider votre campagne de pré-inscription, vous pouvez vérifier que vous n'avez pas commis d'erreur.
Sur la page récapitulative, vous trouverez toutes les informations que vous avez saisies précédemment. Si vous remarquez une erreur et que vous voulez retourner à la page précédente pour la corriger, cliquez sur le bouton « modifier » en haut à droite.
Lorsque toutes les informations sont correctes, cliquez sur « Valider » en bas à droite. Votre campagne sera alors validée et prête à être envoyée aux dates indiquées.
Vous serez alors redirigé vers la page des listes de pré-inscription.
3) Envoi aux étudiants
Tout est prêt ! Les e-mails seront envoyés aux dates prédéfinies, à midi.
Les étudiants recevront d'abord un e-mail les encourageant à se pré-inscrire :
Chaque e-mail est personnalisé avec les informations que vous avez saisies grâce à la fonction de pré-inscription.
Ils recevront ensuite deux e-mails de relance :
Premier e-mail de relance
Deuxième e-mail de relance
N.B. : En dehors des informations fournies par les services carrières, il n'est pas possible de modifier le contenu de l'e-mail car il doit être conforme au RGPD. En effet, ces trois e-mails sont des e-mails transactionnels destinés à l'inscription des étudiants et ne peuvent pas être utilisés à d'autres fins. Il doit être également noté que, dans ce contexte, les e-mails ne comportent pas de liens de désinscription.
La pré-inscription pour vos étudiants est maintenant lancée, n'oubliez pas de faire le suivi de son impact !
4) Surveillez l'impact
Pour évaluer l'effet de votre campagne, revenez à la « Liste de pré-inscription ». Cette page affichera toutes les campagnes par e-mail que vous avez lancées, ainsi que plusieurs chiffres clés.
Tout d'abord, vous pouvez filtrer vos campagnes en fonction de leur statut :
- En cours : au moins un e-mail doit encore être envoyé.
- Planifiée : aucun e-mail n'a encore été envoyé.
- Terminée : tous les e-mails ont été envoyés.
Vous y trouverez le nom de la liste, la langue et la date d'envoi de chaque campagne.
Vous pouvez également suivre l'impact réel de la fonction de pré-inscription en comparant le nombre de pré-inscrits (le nombre de contacts de la campagne moins ceux qui sont déjà inscrits et ceux contactés par d'autres campagnes) avec le nombre final d'inscrits.
- Le nombre d'étudiants pré-inscrits est le nombre d'étudiants qui ont été touchés par la campagne.
- Le nombre d'étudiants inscrits est le nombre d'étudiants qui ont suivi l'ensemble de la procédure d'inscription.