Das Ziel unserer neuen Vorabregistrierungsfunktion ist es, Ihren Studierenden die Einschreibung und das Entdecken des Karrierezentrums zu erleichtern.
Mit dieser Funktion können Sie die Zahl der Einschreibungen deutlich erhöhen, indem Sie eine E-Mail-Kampagne zur Vorabregistrierung an Ihre Studierenden versenden.
Nur Super-Administrator:innen Ihrer Hochschule können diese Funktion nutzen. Wenn Sie diese Funktion einrichten möchten, zögern Sie bitte nicht sich mit Ihrem JobTeaser-Kontakt in Verbindung zu setzen.
Um eine Kampagne zur Vorabregistrierung zu starten, müssen Sie das Modul „Talente“ aufrufen:
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „+ Neue Kampagne starten“:
Wenn Sie diese vier Schritte befolgen, können Sie Ihre Kampagne zur Vorabregistrierung einrichten und alle Vorteile daraus ziehen:
1) Bereiten Sie die Studierendenliste vor
Dieser Schritt ermöglicht Ihnen, dass Sie genau die Gruppe von Studierenden ansprechen, die Sie erreichen möchten.
Sie müssen eine CSV-Datei hochladen. Diese CSV-Datei enthält die Daten Ihre Studierenden, die Sie zielgenau ansprechen.
Für jeden Studierenden muss diese Datei drei Informationen enthalten:
- den Vornamen
- den Nachnamen
- die E-Mail Adresse
Drei Kopfzeilen müssen für jede Spalte vorhanden sein: „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail“.
Vergewissern Sie sich, dass alle diese Informationen für jeden Studierenden auf der CSV-Datei zu finden sind, da sie sonst nicht berücksichtigt werden können.
Um Ihre Datei hochzuladen, können Sie sie in den schattierten Bereich schieben oder auf die Schaltfläche „Liste importieren“ klicken.
Sobald die Datei importiert wurde, wird die Gesamtzahl der Kontakte angezeigt. Die Studierenden, die bereits registriert sind oder an einer anderen Kampagne teilnehmen, sind von der Kampagne ausgeschlossen und werden nicht angesprochen.
NB (Nebenbei bemerkt):
- Diese Datei muss ein CSV-Format haben, alle anderen Formate werden nicht unterstützt.
- Die Datei muss maximal 15.000 Zeilen enthalten
- Sie können diese CSV-Datei visualisieren oder löschen und eine andere Datei hochladen.
- Im Rahmen der Einhaltung der DSGVO werden die Daten einen Monat nach Versendung der letzten E-Mail der Kampagne zur Vorabregistrierung automatisch gelöscht.
2) Parameter der Kampagne
Die Erstellung der Kampagne geht im Abschnitt „Parameter“ weiter, direkt unter dem Datei-Upload.
Geben Sie Ihrer Einladung einen Namen:
Die Verwaltung verschiedener E-Mail-Kampagnen im Laufe des Jahres erfordert eine Unterscheidungsmöglichkeit durch die Wahl eines eindeutigen Namens.
Sie können dieser Kampagne zur Vorabregistrierung einen Namen geben, der nur im Back-Office sichtbar ist. Sie müssen auf „Name der Kampagne“ gehen und den von Ihnen gewählten Namen eingeben:
NB:
- Der Name ändert den Inhalt der E-Mails nicht.
- Um sich in Ihren verschiedenen Kampagnen zurechtzufinden, können Sie neben dem Namen auch das Datum hinzufügen.
Wählen einer Sprache:
Ihre Studierenden sprechen möglicherweise verschiedene Sprachen. Wählen Sie daher die Sprache aus, in der Sie die E-Mails zur Vorabregistrierung versenden möchten.
Die gewählte Sprache verändert den Inhalt der E-Mail.
NB: Die derzeit verfügbaren Sprachen sind Englisch, Französisch und Deutsch, Katalanisch und Spanisch. Weitere Sprachen werden folgen.
Legen Sie das Datum fest:
Sie können Ihre Kampagne zu dem Datum verschicken, das Sie für Ihre Studierenden am geeignetsten halten.
Wählen Sie den Tag aus, an dem Sie Ihre E-Mail versenden möchten, indem Sie auf „Datum auswählen“ klicken, und ein kleiner Kalender wird angezeigt.
Die E-Mail am ausgewählten Tag mittags verschickt werden. Ihre Studierenden erhalten zwei Erinnerungsschreiben, und zwar nacheinander am 3. und am 7. Werktag nach dem ursprünglichen Versanddatum.
NB:
- Sie können entscheiden, wann die erste E-Mail versendet wird, und die Termine, an denen die Folge-E-Mails versendet werden, werden automatisch auf der Grundlage unserer Leistungsanalysen festgelegt.
- E-Mails werden frühestens am Tag nach Ihrem Termin verschickt.
- Wenn Ihre Hochschule mehrere Standorte hat, ist die Zeitzone diejenige des Superadministrators Ihrer Hochschule.
- E-Mails werden an Wochentagen verschickt, um maximale Öffnungsraten zu gewährleisten. Dasselbe gilt für Folge-E-Mails.
- Die Kampagne kann bis zu drei Monate im Voraus geplant werden.
Hinzufügen Ihrer Signatur:
Fügen Sie Ihren E-Mails Ihre Signatur hinzu, damit Sie von Ihren Studierenden eindeutig identifiziert werden können.
Sie können Ihre Signatur im Feld „Signatur der E-Mail“ festlegen:
NB: Ihre Signatur darf nicht länger als 100 Zeichen sein.
Eine Test-E-Mail erhalten:
Sie haben die Möglichkeit, eine Test-E-Mail zu erhalten, um eine Vorschau auf die E-Mails zu erhalten, die die Studierenden erhalten. Klicken Sie auf den Link „Beispiel-E-Mails an mich senden“ unterhalb Ihrer Signatur. Eine Benachrichtigung bestätigt, dass die E-Mails gesendet wurden. Sie erhalten dann die Haupt-E-Mail sowie die beiden Erinnerungs-E-Mails in Ihrer Mailbox.
Sehen Sie sich die Zusammenfassung an:
Bevor Sie Ihre Kampagne zur Vorabregistrierung validieren, können Sie überprüfen, ob Sie keine Fehler gemacht haben.
Auf der Übersichtsseite finden Sie alle Informationen, die Sie zuvor eingegeben haben. Wenn Sie einen Fehler bemerken, können Sie ihn korrigieren, indem Sie auf die Schaltfläche „Ändern“ in der oberen rechten Ecke klicken, die Sie zur vorherigen Seite zurückbringt.
Wenn alle Angaben korrekt sind, klicken Sie auf „Bestätigen“ in der rechten unteren Ecke. Ihre Kampagne wird dann validiert und kann zu den angegebenen Terminen versendet werden.
Sie werden dann zur Seite mit den Vorabregistrierungslisten weitergeleitet.
3) Weiterleitung an die Studierenden
Alles bereit! Die E-Mails werden an den vordefinierten Daten um die Mittagszeit verschickt.
Die Studierenden erhalten zunächst eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, sich vorab zu registrieren:
Jede E-Mail ist mit den Informationen personalisiert, die Sie mit der Funktion der Vorabregistrierung eingegeben haben.
Wenn sich Studierende nach der ersten Einladung nicht registriert haben, erhalten sie zwei Erinnerungen:
Erste Erinnerungsmail
Zweite FErinnerungsmail
Hinweis: Abgesehen von den Informationen, die Ihnen der Career Service zur Verfügung stellt, ist es nicht möglich, den Inhalt der E-Mail zu ändern, da er der DSGVO entsprechen muss. Bei diesen drei E-Mails handelt es sich um Transaktionale-E-Mails, die für die Registrierung von Studierenden bestimmt sind und für keinen anderen Zweck verwendet werden können. In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten, dass die E-Mails keine Abmeldelinks enthalten.
Die Vorabregistrierung ist jetzt für Ihre Studierenden verfügbar. Vergessen Sie nicht, die Registrierungen zu beobachten!
4) Überwachen Sie die Kampagne
Um die Wirkung Ihrer Kampagne zu bewerten, kehren Sie zur „Vorabregistrierungsliste“ zurück. Auf dieser Seite werden alle E-Mail-Kampagnen, die Sie gestartet haben, zusammen mit einigen Kennzahlen angezeigt.
Zunächst einmal können Sie Ihre Kampagnen nach deren Status filtern:
- Aktuell: Mindestens eine E-Mail muss noch versendet werden.
- Geplant: Es wurde noch keine Mail verschickt.
- Beendet: Alle E-Mails wurden versendet.
Sie finden den Namen der Liste, die Sprache und das Versanddatum für jede Kampagne.
Sie können auch die tatsächliche Wirkung der Vorabregistrierungsfunktion verfolgen, indem Sie die Anzahl der Vorabregistrierungen (die Anzahl der Kontakte in der Kampagne abzüglich derer, die bereits registriert sind, und derer in anderen Kampagnen) mit der endgültigen Anzahl der Registrierten vergleichen.
- Vorabregistrierung ist die Anzahl der Studierenden, die durch die Kampagne erreicht wurden
- Registrierungen ist die Anzahl der Studierenden, die das gesamte Registrierungsverfahren abgeschlossen haben.