Sommaire
Qu'est ce qu'une présentation en direct ?
Comment mettre en place le programme des présentations en direct ?
Qu'est ce que la session de test obligatoire ?
Votre rôle en tant qu'organisateur le jour du forum
FAQ
Qu'est-ce qu'une présentation en direct ?
Les présentations en direct vous permettent d'animer des présentations, conférences en direct pendant votre événement. Les participants à l'événement se rendent simplement sur l'onglet "Présentations" le jour de l'événement pour assister aux présentations en cours. Ils peuvent poser leurs questions aux présentateurs par écrit depuis l'onglet "Questions en direct".
Les exposants qui utilisent cette fonctionnalité renforcent leur visibilité lors du forum.
Comment mettre en place le programme des présentations en direct ?
Important : veillez à configurer l'agenda des présentations en direct dans les 30 jours précédant votre événement ! Sinon, le lien Zoom créé automatiquement expirera.
La mise en place du direct s'effectue via 2 outils :
- Youtube pour le flux de diffusion en direct
- Zoom pour l'hébergement de la présentation côté exposants
Voici les différentes étapes à suivre :
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Donnez un titre général à l'ensemble des présentations en direct et choisissez d'activer ou non la boîte de questions-réponses en direct si vous souhaitez que les participants puissent poser des questions (uniquement par écrit) pendant la présentation.
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Programmez le flux de streaming Youtube : insérez l'URL du flux, la clé du flux et l'URL de la page du flux. Deux options s'offrent à vous :
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Utiliser votre propre compte Youtube : les informations nécessaires peuvent alors être trouvées dans le flux créé. Voir ici comment créer un flux YouTube.
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Utiliser le compte Youtube JobTeaser : nous vous fournirons les informations nécessaires. N'hésitez pas à contacter votre interlocuteur principal chez JobTeaser si vous n'avez pas encore reçu les informations.
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Créez l'agenda des différentes présentations en direct :
Utilisez le bouton "ajouter une entreprise à présenter" pour ajouter les entreprises qui tiendront une présentation et choisissez leurs créneaux horaires respectifs, le titre de leur présentation et une description.
Dès que des exposants auront été ajoutés, un onglet "Présentations" apparaîtra sur de leur côté exposant de la plateforme lorsqu'ils se connecteront à l'événement. C'est également à cet endroit qu'ils pourront rejoindre la présentation le jour de l'événement et que les questions-réponses apparaîtront.
Si vous avez des orateurs externes qui ne font pas partie de l'un des stands exposants, vous pouvez utiliser le bouton "Ajouter un orateur principal" puis remplir les détails de sa présentation et ajouter une photo de profilLes orateurs externes n'ayant pas accès à la plateforme, vous devez leur transmettre le lien pour participer à la présentation et les questions entrantes. Vous trouverez le bouton "Copier le lien" et les questions entrantes dans l'onglet "Présentations" de votre plateforme administrateur.
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Sauvegardez, le programme de vos présentations en direct est maintenant prêt.
Le lien Zoom - vous permettant en tant qu'organisateur d'héberger les présentations, et aux exposants d'y participer en direct - sera généré une semaine avant votre événement. Vous pourrez également le copier et l'envoyer aux exposants intervenants.
Vous pouvez cliquer sur l'onglet "Ajouter une présentation" pour ajouter un nouvel onglet "Présentation" à votre événement si.. :
- Vous prévoyez un mélange de types de présentations en direct (par exemple, des présentations en direct et des présentations pré-enregistrées).
- Vous avez des présentations en direct qui se déroulent en parallèle.
Qu'est ce que la session de test obligatoire ?
La session de test obligatoire est une réunion que nous vous recommandons très vivement d' organiser avec les intervenants des présentations en direct environ une semaine avant l'événement pour vous assurer que tous les speakers savent comment faire la présentation et que leur caméra et leur microphone fonctionnent comme il se doit. Décidez d'une date et d'une heure dès que possible, afin de vous assurer que tout le monde est disponible. Les essais durent normalement environ 30 minutes, en fonction du nombre d'intervenants.
Vous pouvez utiliser le modèle que nous avons créé ici pour organiser la session de test. Le plus important est de s'assurer que tous les intervenants se sentent à l'aise dans l'utilisation de l'outil de présentation et que les aspects techniques fonctionnent.
Votre rôle en tant qu'organisateur le jour du forum
Le jour de l'événement, vous devez suivre quatre étapes pour que votre présentation en direct se déroule avec succès. Assurez-vous à l'avance qu'en tant qu'hôte, vous avez téléchargé l'application Zoom APP sur votre ordinateur.
ETAPE 1 : Hébergez l'appel via Zoom
Lancez l'appel Zoom 10 à 15 minutes avant la première présentation : allez dans l'onglet "Présentations" lorsque vous êtes connecté en tant qu'administrateur et cliquez sur "Héberger l'appel via APP" - ceci est indispensable pour modérer les présentations en direct.
Si vous avez des orateurs externes qui ne sont pas représentés par un stand lors de votre événement, vous pouvez utiliser le bouton "Copier le lien" pour partager avec eux le lien vers l'appel Zoom.
ETAPE 2 : Lancez la diffusion en direct
Lancez la diffusion en direct pour qu'elle commence à être visible du côté des participants : assurez-vous que tous les participants, à l'exception du premier orateur, soient en sourdine et que leur caméra soit éteinte. Dans l'appel Zoom, cliquez sur "Plus" → "Live on Custom Live Streaming Service". La présentation a commencé lorsqu'un point rouge apparaît dans le coin supérieur gauche. Vous pouvez alors commencer vos présentations selon votre agenda !
Conseil : nous vous recommandons de commencer la présentation en direct quelques minutes à l'avance. Vous pouvez partager une diapositive de bienvenue ou d'agenda via le bouton "partager l'écran" avant de commencer la présentation en direct. Cette diapositive sera la première chose que les candidats verront lors de la présentation en direct.
ETAPE 3 : Coordonnez l'enchainement des présentations
Coordonnez les présentations en direct en acceptant les intervenants dans l'appel Zoom une fois l'heure de leur présentation arrivée. (Si vous laissez entrer le prochain intervenant sur l'appel alors que la présentation précédente est toujours en cours, veillez à ce que le prochain speaker ait son micro et sa caméra désactivés jusqu'au début de son intervention). Vous pouvez communiquer avec vos intervenants en utilisant le chat Zoom, qui ne sera pas visible pour les participants.
Pendant les présentations, vous pouvez voir les questions posées par les participants via la section LIVE Q&A dans l'onglet "Présentations" de la plateforme du forum (Attention : pas directement dans l'appel Zoom). Cela signifie que vous pouvez aider les entreprises qui font des présentations en transmettant les questions à l'appel Zoom et en marquant les questions auxquelles il a été répondu.
ETAPE 4 : Mettez fin à la diffusion en direct
Après la dernière présentation en direct, mettez fin à la diffusion du direct en terminant l'appel Zoom. Les participants peuvent revoir les présentations en direct après l'événement via l'onglet des présentations, tant que le lobby de l'événement est encore ouvert.
FAQ
Toutes les intervenants ne peuvent pas participer à la session de test. Pouvons-nous en organiser un autre ?
Nous ne prenons en charge qu'une seule session. Cependant, vous pouvez bien sûr organiser un deuxième test de votre côté. Vous ne devez pas nécessairement disposer d'un compte Zoom pour cela, puisque Zoom offre gratuitement des réunions de 45 minutes.
Pour le test, dois-je configurer quelque chose sur la plateforme de l'événement ?
Non, vous ne devez rien configurer sur la plateforme de l'événement pour le test. Le test se déroulera uniquement dans Zoom. De cette manière, le modérateur et l'orateur ont la même expérience que le jour de l'événement.