Sommaire :
Plus de flexibilité pour les exposants
La "vue mobile" pour les participants
Lien physique et virtuel grâce aux QR codes
1. QR Codes pour les organisateurs de l'événement
2. QR Codes pour vos exposants
Le concept :
Ajouter un lobby digital à votre événement physique donne aux organisateurs des outils digitaux qui favorisent le partage d'informations entre les étudiants et les exposants. Le lobby digital dispose également d'une fonction de réservation pour les rencontres en 1/1, ce qui peut rendre les interactions sur le site physique plus faciles à gérer.
Un autre avantage de cette solution est qu'elle permet aux étudiants et aux recruteurs d'assurer le suivi des activités qu'ils ont eues pendant l'événement. Les exposants disposent d'une plateforme digitale pour présenter leurs informations, ce qui leur permet de faire preuve d'un plus grand sens du développement durable en ce qui concerne leurs documents imprimés. Ce format permet également aux étudiants qui ne peuvent pas participer au forum physique d'accéder aux informations et aux offres d'emploi publiées par les entreprises.
Plus de flexibilité pour les exposants :
Les exposants peuvent utiliser la plateforme digitale à différents degrés, en fonction du temps et des ressources qu'ils souhaitent consacrer à la partie digitale du forum.
Nous recommandons que chaque exposant participant à l'événement soit au moins présent avec un stand en ligne. De cette manière, ils peuvent partager des informations, des offres d'emploi et du contenu visuel via leur stand en ligne, mais aussi interagir avec les participants.
Chaque exposant peut décider d'inclure d'autres fonctionnalités virtuelles. Il est, par exemple, possible d'utiliser la fonction de "conversation 1:1 "comme système de réservation, de créer un lien vers leur page carrière ou d'afficher les offres d'emploi directement sur leur stand.
La "vue mobile" pour les participants
Pour accéder à la plateforme virtuelle lorsqu'ils se trouvent sur le site physique, les participants peuvent utiliser la vue mobile de la plateforme pour accéder au site virtuel au lieu d'un ordinateur. Ils peuvent utiliser la vue mobile pour réserver des créneaux d'entretiens 1:1, entrer en contact avec des entreprises, rechercher et postuler à des emplois, partager leur profil avec des entreprises, et bien plus encore.
Exemples de la façon dont les participants peuvent utiliser la vue mobile lorsqu'ils assistent physiquement à l'événement :
- Ils peuvent consulter le contenu en ligne des différentes entreprises. En scannant les codes QR des exposants, ils peuvent facilement trouver le contenu de l'entreprise concernée.
- Ils peuvent s'inscrire à l'événement et accéder aux stands des entreprises
- Ils peuvent consulter le plan du site physique pour savoir où se trouvent les stands des différents recruteurs.
- Ils peuvent entrer en contact avec les entreprises en ligne. Si, en physique, il y a une longue file d'attente pour un stand spécifique, ils peuvent entrer en contact avec l'entreprise en ligne au lieu d'attendre leur tour pendant 20 minutes. Ils peuvent utiliser la fonction de connexion pour leur faire savoir qu'ils aimeraient leur parler lorsqu'ils auront du temps ou pour réserver un créneau d'entretien avec un recruteur.
- Modifier leur profil.
- Rechercher et postuler à des offres d'emploi
- Vérifier le programme de la journée, si l'événement comporte des présentations.
Lier physique et virtuel grâce aux QR codes
1. QR codes pour les organisateurs de l'événement
En cliquant sur "Afficher le QR code de l'événement" dans l'onglet "Aperçu" depuis votre accès administrateur, vous pourrez afficher le QR code sur votre site physique afin que les participants puissent facilement accéder à la partie en ligne de l'événement. Il leur suffit de scanner le code QR avec leur appareil mobile pour être redirigés vers votre événement.
Nous vous recommandons de promouvoir le QR code à différents endroits du lieu physique (par exemple à l'entrée) afin de promouvoir activement la partie en ligne de l'événement.
2. QR codes pour les exposants
Chaque exposant aura accès à un QR code individuel dans l'onglet des paramètres de son stand. Cela lui permettra d'afficher facilement le QR code aux candidats sur son stand physique de l'événement. Les candidats visitant leur stand physique pourront alors scanner le code avec leur mobile et accéder au stand en ligne pour consulter les offres d'emploi et entrer en contact avec les recruteurs de manière virtuelle.
Conseils et bonnes pratiques
Vous trouverez ci-après les derniers conseils et bonnes pratiques pour l'organisation d'un événement hybride :
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Définir clairement les responsabilités : L'organisation d'un événement hybride peut s'avérer fastidieuse au début, car vous allez devoir penser en même temps à l'événement physique et à l'événement en ligne. Pour y remédier, nous recommandons de définir clairement les responsabilités au sein de l'équipe chargée de l'événement (par exemple, la personne 1 est la principale responsable de la partie en ligne de l'événement et la personne 2 de la partie physique). Nous sommes conscients que les deux parties sont étroitement liées, mais la répartition des responsabilités peut aider à se concentrer et à évacuer le stress.
- La communication est essentielle : Les événements hybrides sont un nouveau concept d'événement et nous pouvons constater que les différents acteurs du secteur événementiel ont des idées et des perceptions différentes de ce qu'est un événement hybride. Il est donc important de partager votre vision avec les parties prenantes de votre événement afin de définir des attentes claires et de s'assurer que chacun sait ce qu'il doit faire. Si vos participants et vos exposants savent comment combiner le monde en ligne et le monde hors ligne et comprennent comment ils peuvent profiter des fonctionnalités virtuelles lorsqu'ils sont présents physiquement, vous obtiendrez les meilleurs résultats. Les articles suivants peuvent être partagés avec vos exposants et vos participants, ou peuvent être utilisés pour s'inspirer de ce qu'il faut communiquer et de la manière dont il faut le faire :
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Mettez les QR codes à disposition sur le site physique : Les QR codes sont la clé de l'intégration du site en ligne avec votre site physique. Le fait de les afficher dans l'espace physique de l'événement rappelle aux participants d'utiliser les fonctionnalités en ligne. Nous recommandons d'afficher le code QR de l'événement à l'entrée et les codes QR des stands à chaque stand. Vous pouvez utiliser le bouton "Imprimer tous les QR codes" dans l'aperçu de votre événement pour télécharger tous les QR codes en une seule fois.
- Utilisez la description de l'événement pour expliquer le concept hybride: Le fait d'avoir des informations sur la façon dont l'événement physique utilisera les fonctions numériques sur la page d'accueil aidera vos participants, et augmentera probablement l'engagement sur les stands numériques.