Configurer le module Rendez-vous

Avant d'utiliser le module Rendez-vous et de le rendre visible auprès des étudiants, il est nécessaire de le configurer.

 

En complément de cet article, d'autres contenus expliquant de manière plus détaillée le nouveau module sont disponibles pour vous aider à mieux le comprendre :
- Une rediffusion de la formation groupée est disponible ici.
- Une vidéo sur la gestion des profils des conseillers (disponible uniquement en anglais)
- Une vidéo sur la gestion des types de rendez-vous et des paramètres (uniquement disponible en anglais)

 

La configuration du module de prise de rendez-vous se fait en 4 étapes :

  • Paramétrage du module

    • Dans le module Rendez-vous, sélectionnez l’onglet “paramètres”
    • Vous pouvez indiquer un titre qui sera visible dans la page de prise de rendez-vous par les étudiants ainsi qu’un message à destination des étudiants

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  • Ajout des conseillers

    • Sélectionnez l’onglet “Conseillers”
    • Cliquez sur "Ajouter un conseiller"
    • Saisissez un compte administrateur ou career_advisor du Career Center puis éditez son profil en étant le plus exhaustif possible. Puis cliquez sur "Créer ".
    • Vous pouvez indiquer les formats de rendez-vous que fera le conseiller, ces informations sont données à titre informatif pour les étudiants, plusieurs formats peuvent être indiqués.
      A noter que si vous travaillez avec des coachs externes, vous pouvez leur créer un profil "Conseiller carrière" (afin qu'ils aient un accès administrateur limité au module Rendez-vous).

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  • Création des types de rendez-vous proposés

    • Dans le module Rendez-vous, sélectionnez l’onglet “Types de rendez-vous”
    • Cliquez sur "Ajouter un type de rendez-vous"
    • Complétez le titre et sélectionnez la durée du rendez-vous proposé. A noter que si la durée souhaitée ne figure pas dans les sélections, il est aussi possible d’entrer manuellement une durée à l’aide du clavier. 
    • Vous pouvez décrire le rendez-vous proposé ainsi que les instructions à suivre pour participer au rendez-vous.

 

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  • Ajout des disponibilités du conseiller

    • Dans l’onglet Calendrier, cliquez sur "Ajouter" puis “Disponibilité”
    • Indiquez le Conseiller
    • Sélectionnez le ou les types de rendez-vous
    • Définissez la date et l’heure de début et de fin, le rythme de répétition de la disponibilité
    • Indiquez le lien de vidéo-conférence ou choisissez le campus et indiquez la salle si nécessaire
    • Cliquez sur "Créer".

La disponibilité créée sera alors visible de l'étudiant qui pourra prendre rendez-vous sur ce créneau. 

 

Pour plus d'informations sur comment utiliser le module une fois configuré, merci de consulter l'article suivant.

 

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