Comment gérer la présence à vos événements ?

Vous souhaitez mesurer le succès de vos événements avec le taux de participation et voir s'ils correspondent aux besoins de vos étudiants (par cours, par année de diplôme, etc.) ?

Vous cherchez à suivre le nombre de no-show pour le faire diminuer ?

Planifier les événements de l'année prochaine et la capacité des salles en fonction du nombre réel de participants (même ceux qui se sont présentés à la porte sans s'inscrire en ligne en amont) ?

Suivez facilement la participation à vos événements :

Donnez-nous votre avis sur cette fonctionnalité : répondez rapidement à notre enquête
 

Suivez la présence à vos événements par vous même, sur tous écrans ; ordinateur, tablette, mobile...

Comment accéder à cette fonctionnalité ?

Premièrement, il y a 3 conditions pour accéder à cette fonctionnalité :

  • Pouvoir accéder au module Evénements
  • Que l'événement soit privé ou uniquement ciblé aux étudiants de votre Career Center
  • Que les inscriptions à l'événement soient gérées via JobTeaser

Vous pouvez ensuite accéder à la feuille de présence depuis la page de l'événement en Back Office (encart jaune en haut de page) :

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Ou depuis la page de gestion des inscrits en Back Office (encart jaune en haut de page) :

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Bon à savoir : quand vous planifiez un événement, si vous mentionnez une entreprise en tant qu'organisateur de cet événement, ils seront aussi en mesure d'utiliser la feuille de présence.

 

Mentionnez qui est présent, et qui ne l'est pas...

 
Vous pouvez également le rechercher dans la liste (par ordre alphabétique).

Par défaut, tous les inscrits ont un statut de participation indéfini.
Vous pouvez marquer chaque élève comme présent ou absent, ou effacer le statut de présence si vous avez fait une erreur.
 
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Utiliser la feuille de présence sur mobile ou tablette

Afin de rendre la fonctionnalité plus simple à utiliser, nous l'avons d'abord conçue pour tablette et mobile for tablet or mobile afin de l'utiliser à la porte de l'événement :

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Ajouter un participant ne s'étant pas inscrit en amont

Un étudiant se présente à votre événement mais ne s'était pas inscrit en ligne en amont ? 
Vous ne trouvez pas cet étudiant dans la liste des inscrits ?
 
Une fois que l'événement a débuté, vous pouvez ajouté un étudiant en tant que participant, à la porte de votre événement, en cliquant sur le bouton "Ajouter un.e participant.e". L'étudiant sera automatiquement mentionné en tant que présent à la liste.
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Bon à savoir :
  • Cette fonctionnalité n'est pas disponible avant le début de l'événement.
  • Vous pouvez seulement ajouter les étudiants ayant déjà un compte sur le Career Center
  • Lorsque vous ajouter une entreprise en tant qu'organisateur de l'événement, ils peuvent accéder à la feuille d'appel mais pas ajouter de participants.

 

Accéder aux statistiques de présence

Sur la page de l'événement en Back Office

Dans l'encart statistiques, vous bénéficiez de statistiques avec le nombre de participants détaillés par type d'inscription et le nombre d'absents.

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Sur l'export des inscrits à l'événement

Vous avez 2 nouvelles colonnes dans cet export servant à suivre la présence :

  • Statut de présence
    • Present
    • Absent
    • Non défini (étudiants inscrits qui n'ont pas été marqués présents ou absents)
  • Type d'inscription
    • En ligne (étudiants s'étant inscrit en ligne en amont)
    • Sur place (étudiants ne s'étant pas inscrits en amont que vous avez ajouté au début de l'événement)

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Sur l'export de l'événement

Vous avez 4 nouvelles colonnes dans cet export pour suivre la présence :

  • Nombre de participants
  • Nombre de participants non inscrits au préalable (étudiants ne s'étant pas inscrits en amont que vous avez ajouté au début de l'événement)
  • Nombre d'absents
  • Nombre de d'inscrits confirmés avec un statut de présence indéfini (étudiants inscrits qui n'ont pas été marqués présents ou absents)

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Plus de statistiques ?

N'hésitez pas à demander à votre contact JobTeaser privilégié pour davantage de données sur votre événement.

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