Método 1/2: ¿Cómo organizar una feria virtual en el Career Center?

En JobTeaser nos esforzamos por apoyaros durante este periodo sin precedentes. Nuestro equipo de producto está trabajando actualmente en el desarrollo de una nueva funcionalidad exclusiva para los foros virtuales. Mientras tanto, os ofrecemos una solución alternativa que os permite organizar todo o parte de vuestro foro de forma remota con vuestro Career Center.


Podéis organizar por ejemplo:

  • Entrevistas individuales (1 representante de la empresa / 1 estudiante)
  • Entrevistas en grupo (uno o más representantes de una empresa / un grupo de estudiantes de 15, 20, 50 personas)
  • Conferencias (con uno o más ponentes) y la posibilidad de que todos los estudiantes se inscriban sin límite de plazas
  • Para cada evento, puedes obtener los currículos de los estudiantes 

 

Hay dos métodos para organizar una feria virtual:

  • Método 1: Mantener toda la gestión del evento a nivel interno (las empresas participantes no deben intervenir en la organización): este método se explica en detalle en el presente artículo.
  • Método 2: Involucrar a las empresas en la organización del evento. En este otro artículo explicamos este método, que permite a las empresas configurar ellas mismas sus sub-eventos y añadir su información.

 

Método 1

Antes de comenzar la configuración del evento, ten en cuenta lo siguiente:

  • El Career Center permite configurar un evento por empresa. Para reunir a varias empresas en una sesión de reclutamiento, debe crearse un subevento para cada actividad de cada empresa participante;
  • El evento puede ser creado y/o modificado por la empresa, si la designáis como "responsable" del mismo, o exclusivamente por vosotros, los administradores del Career Center;
  • Es necesario contar con una herramienta de videoconferencia externa (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Skype...) para organizar la feria en el Career Center.
  • La herramienta de videoconferencia usada para los intercambios entre las empresas y los alumnos debe ser aquella utilizada por la empresa
  • Para comunicar el enlace de acceso a cada sesión a vuestros alumnos, podéis hacerlo durante la etapa de inscripción y/o directamente por correo electrónico. Lo explicamos más adelante.

A continuación te explicamos paso por paso cómo configurar una sesión de reclutamiento o feria virtual en el Career Center:


1/ Crea una ficha/perfil de empresa para las empresas participantes que aún no tengan 

 
El primer paso es corroborar si las empresas que van a participar en tu evento tienen una ficha/perfil de empresa en el Career Center. Puede tratarse de una ficha privada (dentro de tu Career Center) o pública (es decir, visible en todos los Career Centers, en caso de que la empresa esté asociada a JobTeaser).

Si al hacer tu búsqueda, notas que hay empresas que ya tienen un perfil público en JobTeaser, por favor, ponte en contacto con tu interlocutor principal para que podamos crear una cuenta de administrador para tu contacto en la empresa. 

Para aquellas empresas que no tengan una ficha/perfil en la plataforma, el primer paso va a ser crearla (ya sea el administrador  o la empresa misma). En este artículo explicamos cómo hacerlo. 

 

2/ Crea un subevento para cada empresa participante 

Paso 1: Completa la información sobre su evento

Paso 2: Configura la inscripción

  • En el campo Tipo de inscripción, escoge "Registro en JobTeaser";
  • Si lo deseas, marca la casilla "¿Validar manualmente los inscritos al evento?" (esto es opcional y lo que permite es que el estudiante realice la inscripción en 3 pasos: primero hace una petición para inscribirse en el evento; si la empresa lo aprueba, el estudiante puede entonces elegir un espacio dentro del evento para intercambiar con la empresa);
  • Marca la casilla "CV obligatorio": esto es esencial para poder generar una base de datos de CV temporal vinculada al evento. A medida que los estudiantes se inscriban, tendréis acceso a la lista de inscritos y dispondréis de sus currículos en una base de datos de CV temporal vinculada al evento;
  • En la casilla "¿Proponer diferentes espacios de inscripción al usuario?", marca "sí";
  • Marca la casilla "Haz que sea obligatorio registrarse al espacio"
  • En el campo "Número máximo de espacios que se puede inscribir el usuario", indica 1;
    • En el campo "Configuración de los espacios", haz clic en "Añadir un nuevo espacio" y configura los campos de fecha y título de cada espacio.
      • Importante: si la empresa va a usar un enlace de videoconferencia distinto para cada espacio de inscripción, pídele que te los envíe de antemano e incluye cada enlace individual en el campo "título" de cada espacio de inscripción, de esta manera, el enlace aparecerá en el correo de confirmación para el estudiante, así como en los recordatorios que le enviaremos 24 h y 1 h antes del evento);
  • En el campo "Número de plazas disponibles para este espacio", indica 1;
  • Realiza estos pasos para cada espacio que quieras añadir
  • Si la empresa va a usar un único enlace de videoconferencia para todos sus espacios de inscripción, pídele que te lo envíe de antemano e inclúyelo en el campo "Texto que aparece con la confirmación de la inscripción", de esta manera, el enlace aparecerá en el correo de confirmación para el estudiante, así como en los recordatorios que le enviaremos 24 h y 1 h antes del evento. 

Paso 3: Selecciona el público del evento

  • Selecciona los criterios según vuestra conveniencia o no restrinjas el evento

 

La última etapa será hacer clic en "Crear evento". No necesitarás activarlo, pues los sub eventos deben permanecer inactivos para que su única puerta de entrada sea el evento principal que te mostraremos como crear más adelante.

 

Una vez creado el primer subevento para la primera empresa participante, puedes duplicarlo para ahorrar tiempo. Para ello, abre el sub evento, haz clic en Acciones > Duplicar el evento. Modifica el nombre de la empresa responsable, el título del evento y los otros campos que haga falta.

 


3/ Añade ofertas (opcional) 

  • Te sugerimos crear una etiqueta especial "Feria Virtual 2020" (o el título de vuestra preferencia) para identificarlas y que sean fácilmente accesibles para los estudiantes que participarán en la feria. Para crear, la etiqueta ponte en contacto con tu interlocutor en JobTeaser.
  • Una vez creada la etiqueta, podrás añadirla a las ofertas de la feria que subais vosotros o puedes pedirle a las empresas participantes que suban ofertas, que les añadan la etiqueta


4/ Incluye las ofertas de la feria en la descripción del evento principal (opcional)

  • Si queréis difundir ofertas relacionadas con la feria, podéis incluirlas en la descripción del evento principal para que los estudiantes puedan acceder a ellas directamente desde el evento.
  • Para ello, desde el Front Office, abre la pestaña Ofertas, elimina los filtros preconfigurados, escoge el filtro “Etiqueta” y selecciona la etiqueta de la feria; aplica el filtro para obtener todas las ofertas que se publicaron con esta etiqueta. Copia el enlace de la URL con el filtro aplicado.
  • Luego, vuelve al evento principal, modifica la Descripción añadiendo el enlace a las ofertas

 

5/ Crea un evento principal

Este será la única puerta de entrada de la feria virtual. Vuestros estudiantes podrán acceder a los subeventos de cada empresa a través de este evento principal.

 

Paso 1: Completa la información del evento

  • En el campo "Responsable", indica la universidad
  • En el campo "Descripción": copia y pega los enlaces de todos sub eventos para redireccionar a ellos y que los alumnos puedan verlos e inscribirse. Para copiar los enlaces correctos, abre cada sub evento, haz clic en "Acciones", luego en "Visualizar el evento". Esa es la URL que debes copiar y pegar en la Descripción del evento principal. 

Paso 2: Configura la inscripción

  • Evento sin inscripciones o con inscripciones, a vuestra discreción si preferís que vuestros alumnos se inscriban en la feria (evento principal) y en cada subevento de las empresas que les interese; o solo en los subeventos.

Paso 3: Selecciona al público del evento

  • Selecciona los criterios según vuestra conveniencia o no lo restrinjas para que un máximo de alumnos pueda participar.

La última etapa será hacer clic en "Crear evento" y activarlo en el momento deseado. Ten en cuenta que es el único evento deberás activar. Los sub eventos deben permanecer inactivos pues serán accesibles a través del evento principal vuestro. 

 

6/ Envía la lista de inscritos y los enlaces de videoconferencia a las empresas participantes

  • Para ello, cuando la fecha de inscripciones haya vencido, abre cada subevento
  • Haz clic en el botón 'Espacio de inscripción
  • Haz clic en el botón 'Exportación Excel' para descargar el fichero que incluye los inscritos y los enlaces de videoconferencia de cada espacio de inscripción reservado por los alumnos 


7/ Comunica sobre la feria virtual a vuestros estudiantes

  • Para ello, os recomendamos enviar un correo electrónico con el enlace del evento a vuestros estudiantes 
    • Para copiar el enlace correcto, abre el evento, haz clic en "Acciones", luego en "Visualizar el evento". Esa es la URL que debes compartir con vuestros alumnos.
  • También podéis seguir nuestros consejos en este breve artículo.


Hemos creado un video, en inglés, explicando los pasos anteriores. Si deseas verlo, haz clic aquí. Si te gustaría discutir dudas específicas u obtener una formación sobre el tema, no dudes en ponerte en contacto con tu interlocutor en JobTeaser.  

 

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