Organizar una feria virtual: Método 2

Os ofrecemos una solución que os permite organizar todo o parte de vuestro feria de forma remota con vuestro Career Center.

Podéis organizar por ejemplo:

• Entrevistas individuales (1 representante de la empresa / 1 estudiante)
• Entrevistas en grupo (uno o más representantes de una empresa / un grupo de estudiantes de 15, 20, 50 personas)
• Conferencias (con uno o más ponentes) y la posibilidad de que todos los estudiantes se inscriban sin límite de plazas
• Para cada evento, puedes obtener los currículos de los estudiantes 

Hay dos métodos para organizar una feria virtual:

Método 1: Gestionar el evento a nivel interno (sin que las empresas participantes tengan que intervenir en su organización): este método se explica en detalle en este artículo. 

Método 2: Involucrar a las empresas en la organización del evento. En el presente artículo explicamos este método, que permite a las empresas parametrizar sus sub-eventos (entrevistas u otras actividades), así como personalizar su perfil de empresa y ofertas, de manera autonóma. Te invitamos a compartir este artículo directamente con vuestras empresas participantes para que creen y gestionen sus subeventos.

Método 2

Antes de comenzar la configuración del evento, ten en cuenta lo siguiente:

• El Career Center permite configurar un evento por empresa. Para reunir a varias empresas en una sesión de reclutamiento, cada empresa participante debe crear su o sus subeventos;
• Es necesario contar con una herramienta de videoconferencia externa (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Skype...) para organizar la feria en línea dentro del Career Center.
• La herramienta de videoconferencia usada para el intercambio entre la empresa y los alumnos debe ser aquella utilizada por la empresa.  Para comunicar el enlace de acceso a cada sesión a los alumnos, podéis hacerlo durante la etapa de inscripción y/o directamente por correo electrónico. 

A continuación te explicamos paso por paso cómo configurar una sesión de reclutamiento o feria virtual en el Career Center. Si prefieres visualizar un tutorial video, te invitamos a descargar el replay de la sesión en línea que realizamos sobre ferias virtuales. Ten en cuenta que la plataforma ha evolucionado desde que se creó este tutorial video y ahora el Career Center cuenta con un nuevo campo en el formulario de creación de eventos llamado "URL de la videoconferencia" que permite indicar los enlaces de videoconferencia de las distintas actividades que llevéis a cabo en la feria.

1/ Universidad o empresa: crea una ficha/perfil de empresa con accesos al Career Center para las empresas participantes que aún no la tengan

El primer paso es corroborar si las empresas que van a participar en tu evento tienen una ficha/perfil de empresa en el Career Center. Puede tratarse de una ficha privada (dentro de tu Career Center) o pública (es decir, visible en todos los Career Centers, en caso de que la empresa esté asociada a JobTeaser).

Si al hacer tu búsqueda, notas que hay empresas que ya tienen un perfil público en JobTeaser, por favor, ponte en contacto con tu interlocutor principal para que podamos crear una cuenta de administrador para tu contacto en la empresa. 

Para aquellas empresas que no tengan una ficha/perfil en la plataforma, el primer paso va a ser crearla (ya sea el administrador  o la empresa misma). En este artículo explicamos cómo hacerlo. 

2/ Empresa: crea tu subevento o subeventos

Importante: cada empresa que quiera realizar una actividad dentro de vuestra feria virtual, deberá crear su propio "stand" virtual. Para ello, debe crear un subevento en el Career Center. Los pasos a seguir por cada empresa participante son estos:

Paso 1: Completa la información sobre tu evento 

• En el campo "Responsable" debes indicar el nombre de la empresa y utilizar la opción de auto-completado para escoger la ficha de la empresa dentro de la lista de opciones propuestas. Si la ficha de empresa no aparece en la lista, vuelve al paso anterior, donde explicamos cómo crearla.

Paso 2: Configura la inscripción

• En el campo Tipo de inscripción, escoge "Registro en JobTeaser";
• No marca la casilla "Asistencia obligatoria" porque tendrá en cuenta todos los espacios del subevento, pero no sólo el elegido por el alumno;
• Si lo deseas, marca la casilla "¿Validar manualmente los inscritos al evento?" (esto es opcional y  permite que el estudiante realice la inscripción en 3 pasos: primero hace una petición para inscribirse en el evento; si lo aceptáis, el estudiante puede entonces inscribirse en un espacio de inscripción dentro del evento para intercambiar con la empresa);
• Marca la casilla "CV obligatorio": esto es esencial para poder generar una base de datos de CV temporal vinculada al evento y que podáis acceder a sus CVs antes de las entrevistas
• En la casilla "¿Proponer diferentes espacios de inscripción al usuario?", marca "sí";
• Marca la casilla "Haz que sea obligatorio registrarse al espacio";
• En el campo "Número máximo de espacios que se puede inscribir el usuario", indica 1;
  • En el campo "Configuración de los espacios", haz clic en "Añadir un nuevo espacio" y configura los campos de fecha y título de cada espacio.
    • Importante: si vais a usar un enlace de videoconferencia distinto para cada espacio de inscripción, incluye cada enlace individual en el campo "URL de la videoconferencia" de cada espacio de inscripción. Los enlaces aparecerán en la página del evento y redirigirán los usuarios a la sala virtual de la videoconferencia cuando comience el evento.
    • Ten en cuenta que el campo tiene un límite de caracteres. Si se excede, el texto es automáticamente reducido. Os aconsejamos usar un acortador de URLs. Hay varios gratuitos en línea. 
• En el campo "Número de plazas disponibles para este espacio", indica 1 si quieres realizar entrevistas individuales;
• Realiza estos pasos para cada espacio que quieras añadir
• Importante: si vais a usar un único enlace de videoconferencia para todos vuestros espacios de inscripción, debes incluir dicho enlace en el campo "URL de la videoconferencia" del evento.

Paso 3: Selecciona el público de tu evento

• Selecciona los criterios según vuestra conveniencia

La última etapa será hacer clic en "Crear evento". No es necesario activarlo. Los sub eventos deben permanecer inactivos pues serán accesibles a través del evento principal que creará la universidad. 

Si necesitáis crear varios subeventos, una vez creado el primero, puedes duplicarlo. Para ello, abre el subevento creado, haz clic en Acciones > Duplicar el evento. Una vez duplicado, haz las modificaciones necesarias.

Inscripciones

A medida que los estudiantes se inscriban, tanto la universidad como la empresa tendréis acceso a la lista de inscritos y recibiréis sus currículos en una base de datos de CV temporal vinculada al evento.

Para acceder a la lista de inscritos y a los enlaces de videoconferencia cuando la fecha de inscripciones haya vencido, seguid los pasos a continuación:

• Abre cada sub-evento
• Haz clic en el botón 'Espacio de inscripción'
• Haz clic en el botón 'Exportación Excel' para descargar el fichero que incluye los inscritos y los enlaces de videoconferencia de cada espacio de inscripción reservado por los alumnos

3/ Empresa: Añade ofertas (opcional)

Pregunta a la universidad si una etiqueta "Feria Virtual 2020" ha sido creada para que puedas identificar vuestras ofertas. Estas serán fácilmente accesibles para los estudiantes que participarán en la feria ya que van a poder hacer una búsqueda directa por etiqueta. 

Durante la creación de las ofertas, puedes indicar en el campo "Recepción y gestión de candidaturas", la opción "En una web externa" y pegar el enlace de Front Office del evento creado para la empresa. 

4/ Universidad: incluye las ofertas de la feria en la descripción del evento principal (opcional)

Esto solo puede hacerlo la universidad, quien es la organizadora del evento principal. Si queréis difundir ofertas relacionadas con la feria, podéis incluirlas en la descripción del evento principal para que los estudiantes puedan acceder a ellas directamente desde el evento.

Para ello, desde el Front Office, abre la pestaña Ofertas, elimina los filtros preconfigurados, escoge el filtro “Etiqueta” y selecciona la etiqueta de la feria; aplica el filtro para obtener todas las ofertas que se publicaron con esta etiqueta. Copia el enlace de la URL con el filtro aplicado.

Luego, vuelve al evento principal, modifica la Descripción, añadiendo el enlace a las ofertas

5) Universidad: crea un evento principal

Esto solo puede ser realizado por la universidad organizadora de la feria.

Paso 1: Completa la información del evento

• En el campo "Responsable", indica la universidad
• En el campo "Descripción": copia y pega los enlaces de todos sub eventos para redireccionar a ellos. Para copiar los enlaces correctos, abre cada sub evento, haz clic en "Acciones", luego en "Visualizar el evento". Esta es la URL que debes copiar y pegar en la Descripción del evento principal

Paso 2: Configura la inscripción

• Evento sin inscripciones o con inscripciones, a vuestra discreción 

Paso 3: Selecciona al público de tu evento

• Selecciona los criterios según vuestra conveniencia

La última etapa será hacer clic en "Crear evento" y activarlo en el momento deseado. Ten en cuenta que es el único evento se deberá activar para que sea la única puerta de entrada para vuestros alumnos. Aunque los subeventos estén inactivos, el proceso de inscripción a ellos va a funcionar correctamente y se podrán gestionar las inscripciones sin problema.

Inscripciones

A medida que los estudiantes se inscriban, tanto la universidad como la empresa tendréis acceso a la lista de inscritos y recibiréis sus currículos en una base de datos de CV temporal vinculada al evento.

Para acceder a la lista de inscritos y a los enlaces de videoconferencia cuando la fecha de inscripciones haya vencido, seguid los pasos a continuación:

• Abre cada sub-evento
• Haz clic en el botón 'Espacio de inscripción'
• Haz clic en el botón 'Exportación Excel' para descargar el fichero que incluye los inscritos y los enlaces de videoconferencia de cada espacio de inscripción reservado por los alumnos

6. Empresa y universidad: comunica sobre la feria virtual a los estudiantes

• Para ello, os recomendamos enviar un correo electrónico con el enlace del evento a vuestros estudiantes
  • Para copiar el enlace correcto, abre el evento, haz clic en "Acciones", luego en "Visualizar el evento". Esa es la URL que debes compartir con vuestros alumnos.
• También podéis seguir nuestros consejos en este breve artículo.

Hemos creado un video, en inglés, explicando los pasos anteriores. Si deseas verlo, haz clic aquí. Si te gustaría discutir dudas específicas u obtener una formación sobre el tema, no dudes en ponerte en contacto con tu interlocutor en JobTeaser.