Método 2/2: ¿Cómo organizar una feria virtual en el Career Center?

En JobTeaser nos esforzamos por apoyaros durante este periodo sin precedentes. Nuestro equipo de producto está trabajando actualmente en el desarrollo de una nueva funcionalidad exclusiva para los foros virtuales. Mientras tanto, os ofrecemos una solución alternativa que os permite organizar todo o parte de vuestro foro de forma remota con vuestro Career Center.


Podéis organizar por ejemplo:

  • Entrevistas individuales (1 representante de la empresa / 1 estudiante)
  • Entrevistas en grupo (uno o más representantes de una empresa / un grupo de estudiantes de 15, 20, 50 personas)
  • Conferencias (con uno o más ponentes) y la posibilidad de que todos los estudiantes se inscriban sin límite de plazas
  • Para cada evento, puedes obtener los currículos de los estudiantes 

 

Hay dos métodos para organizar una feria virtual:

Método 1: Mantener toda la gestión del evento a nivel interno (las empresas participantes no deben intervenir en la organización): este método se explica en detalle en este otro artículo


Método 2: Involucrar a las empresas en la organización del evento. En el presente artículo explicamos este método, que permite a las empresas configurar ellas mismas sus sub-eventos y añadir su información.

 

Método 2

Antes de comenzar la configuración del evento, ten en cuenta lo siguiente:

  • El Career Center permite configurar un evento por empresa. Para reunir a varias empresas en una sesión de reclutamiento, deben crearse varios eventos;
  • El evento puede ser creado por la empresa, si se designa como organizador del mismo, o por vosotros, los administradores del Career Center;
  • Esta solución implica el uso del módulo Eventos junto con una herramienta de videoconferencia externa (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Skype...). Por lo tanto, es necesario tener acceso a una de estas herramientas para organizar su foro en línea con este método.
  • La herramienta de videoconferencia para el intercambio entre empresa y alumnos debe ser aquella utilizada por la empresa.  Para comunicar el enlace de acceso a cada sesión a vuestros alumnos, podéis hacerlo durante la etapa de inscripción y/o directamente por correo electrónico. 

A continuación te explicamos paso por paso cómo configurar una sesión de reclutamiento o foro virtual en el Career Center:

 

1/ Crea una ficha de empresa con accesos a tu Career Center para los reclutadores que lo necesiten 

  • Si la empresa que va a participar en tu evento no tiene una ficha de empresa, ya sea una privada en vuestro Career Center o una pública, en caso de que la empresa esté asociada a JobTeaser, debes comenzar por crear la ficha (en este artículo explicamos cómo hacerlo).
  • Si la empresa cuenta con una ficha pública pero tu contacto en la empresa no puede tener acceso a ella, debes crearle un espacio de empresa privado en vuestro Career Center y seleccionar la opción "No hay espacio" en el campo "Tipo de espacio" (para no crear un duplicado con la ficha pública). 
  • El segundo paso consiste en crear un acceso para tu contacto. Esto le permitirá acceder al back-office de la empresa (módulos Eventos, Ofertas, Base de Datos de CV). Como parte de la sesión de reclutamiento, podrá:
    • Modificar su evento tras ser creado;
    • Seguir la evolución del número de inscritos en su evento;
    • Consultar los currículums de los estudiantes inscritos en la base de datos de CV dedicada al evento

2/ Crea un sub-evento para cada empresa

Paso 1: Completa la información sobre tu evento

  • En el campo "Responsable" debes indicar el nombre de la empresa. Para ello, utiliza la opción de auto-completado para escoger la empresa en la lista de opciones propuestas.

Paso 2: Configura la inscripción

  • En el campo Tipo de inscripción, escoge "Registro en JobTeaser";
  • Si lo deseas, marca la casilla "¿Validar manualmente los inscritos al evento?" (esto es opcional y lo que permite es que el estudiante realice la inscripción en 3 pasos: primero hace una petición para inscribirse en el evento; si la empresa lo aprueba, el estudiante puede entonces elegir un espacio dentro del evento para intercambiar con la empresa);
  • Marca la casilla "CV obligatorio": esto es esencial para poder generar una base de datos de CV temporal vinculada al evento;
  • En la casilla "¿Proponer diferentes espacios de inscripción al usuario?", marca "sí";
  • Marca la casilla "Haz que sea obligatorio registrarse al espacio";
  • En el campo "Número máximo de espacios que se puede inscribir el usuario", indica 1;
    • En el campo "Configuración de los espacios", haz clic en "Añadir un nuevo espacio" y configura los campos de fecha y título de cada espacio (puede ser modificado más adelante por la empresa para añadir su enlace de videoconferencia)
  • En el campo "Número de plazas disponibles para este espacio", indica 1;
  • Realiza estos pasos para cada espacio que quieras añadir
  • En los campos "Mensaje que aparecerá en la inscripción del candidato" y "Texto que aparece con la confirmación de la inscripción": incluye los enlaces de videoconferencia para que aparezcan en el email de confirmación y los recordatorios enviados 24h y 1h antes del evento. 

Paso 3: Selecciona el público de tu evento

  • Selecciona los criterios según vuestra conveniencia

La última etapa será hacer clic en "Crear evento". No necesitarás activarlo, ten en cuenta que los sub eventos deben permanecer inactivos.

Una vez creado el primer sub-evento, puedes duplicarlo (abre el sub evento, haz clic en Acciones > Duplicar el evento). Lo único que deberás modificar es el nombre de la empresa responsable y el título del evento.

 

3/ Añade ofertas (opcional)

Te sugerimos crear una etiqueta especial "Foro Virtual 2020" (o el título de vuestra preferencia) para identificarlas y que sean fácilmente accesibles para los estudiantes que participarán en la feria. Para crear, la etiqueta ponte en contacto con tu interlocutor en JobTeaser. Una vez creada la etiqueta, podrás añadirla a las ofertas de la feria.
Durante la creación de las ofertas, puedes indicar en el campo "Recepción y gestión de candidaturas", la opción "En una web externa" y pegar el enlace de Front Office del evento creado para la empresa. 

 

4/ Incluye las ofertas de la feria en la descripción del evento principal (opcional)

Si queréis difundir ofertas relacionadas con la feria, podéis incluirlas en la descripción del evento principal para que los estudiantes puedan acceder a ellas directamente desde el evento.
Para ello, desde el Front Office, abre la pestaña Ofertas, elimina los filtros preconfigurados, escoge el filtro “Etiqueta” y selecciona la etiqueta de la feria; aplica el filtro para obtener todas las ofertas que se publicaron con esta etiqueta. Copia el enlace de la URL con el filtro aplicado.

Luego, vuelve al evento principal, modifica la Descripción añadiendo el enlace a las ofertas

 

5/ Comunica el procedimiento a vuestras empresas

Indícales que el evento está disponible en su Back Office y que la única modificación que deben realizar es añadir los enlaces de videoconferencia para cada espacio configurado. Para ello, deben:

  • Hacer clic en el evento, luego en "Acciones" / "Modificar el evento"
  • Ir a la sección "Paso 2: configura la inscripción" / luego a la sub sección "Configuración de los espacios" y añadir en el título de cada espacio existente el enlace de videoconferencia para cada estudiante
  • Hacer clic en "Actualizar el evento"

A medida que los estudiantes se inscriban, tanto tú como la empresa tendréis acceso a la lista de inscritos y recibiréis sus currículos en una base de datos de CV temporal vinculada al evento.

Para acceder a la lista de inscritos y a los enlaces de videoconferencia cuando la fecha de inscripciones haya vencido, seguid los pasos a continuación:

  • Abre cada sub-evento
  • Haz clic en el botón 'Espacio de inscripción'
  • Haz clic en el botón 'Exportación Excel' para descargar el fichero que incluye los inscritos y los enlaces de videoconferencia de cada espacio de inscripción reservado por los alumnos

6) Crea un evento principal

Paso 1: Completa la información del evento

  • En el campo "Responsable", indica la universidad
  • En el campo "Descripción": copia y pega los enlaces de los sub eventos para redireccionar a ellos. Para copiar los enlaces correctos, abre cada sub evento, haz clic en "Acciones", luego en "Visualizar el evento". Esta es la URL que debes copiar y pegar en la Descripción del evento principal

Paso 2: Configura la inscripción

  • Evento sin inscripciones

Paso 3: Selecciona al público de tu evento

  • Selecciona los criterios según vuestra conveniencia

La última etapa será hacer clic en "Crear evento" y activarlo en el momento deseado. Ten en cuenta que es el único evento deberás activar.

 

7. Comunica sobre el foro virtual a vuestros estudiantes

  • Para ello, os recomendamos enviar un correo electrónico con el enlace del evento a vuestros estudiantes
    • Para copiar el enlace correcto, abre el evento, haz clic en "Acciones", luego en "Visualizar el evento". Esa es la URL que debes compartir con vuestros alumnos.
  • También podéis seguir nuestros consejos en este breve artículo.

Hemos creado un video, en inglés, explicando los pasos anteriores. Si deseas verlo, haz clic aquí. Si te gustaría discutir dudas específicas u obtener una formación sobre el tema, no dudes en ponerte en contacto con tu interlocutor en JobTeaser.  

 

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