Das Ziel unserer neuen Funktion der Vorabregistrierung ist es, Ihren Studierenden die Registrierung im Career Center zu erleichtern.

 

Mit dieser Funktion können Sie die Zahl der Registrierungen deutlich erhöhen, indem Sie eine E-Mail-Kampagne zur Vorabregistrierung an Ihre Studierenden versenden.

 

Nur der Super-Administrator Ihrer Hochschule kann diese Funktion nutzen. Wenn Sie diese Funktion einrichten möchten, zögern Sie bitte nicht, sich mit Ihrem:r JobTeaser-Ansprechpartner:in in Verbindung zu setzen.

 

Um eine E-Mail Kampagne zur Vorabregistrierung zu starten, müssen Sie das Modul "Nutzer:innen" aufrufen:

 

 

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "+ Jetzt starten":

 

 

Wenn Sie diese vier Schritte befolgen, können Sie Ihre Kampagne zur Vorabregistrierung erstellen und alle Vorteile daraus ziehen:

 

1) Bereiten Sie die Kontaktliste vor

Dieser Schritt ermöglicht Ihnen das Folgende: Sprechen Sie genau die Gruppe von Studierenden an, die Sie erreichen möchten.

 

Sie müssen eine CSV-Datei im Career Center hochladen. Diese CSV-Datei enthält die Daten Ihre Studierenden, die Sie zielgenau ansprechen möchten.

 

 

Für jeden Studierenden muss diese Datei drei Informationen enthalten:

• - Den Vornamen
• - Den Nachnamen
• - Die E-Mail Adresse

Jede der 3 Spalten muss dementsprechend gekennzeichnet sein mit: "firstname", "lastname", "email". Hier ist ein Beispiel:

 

 

Vergewissern Sie sich, dass alle diese Informationen für jeden Studierenden in der CSV-Datei zu finden sind, da sie sonst nicht berücksichtigt werden können.

 

Um Ihre Datei hochzuladen, können Sie diese in den schattierten Bereich schieben oder auf die Schaltfläche "Liste importieren" klicken.

 

Sobald die Datei importiert wurde, wird die Gesamtzahl der Kontakte angezeigt. Die Studierenden, die bereits registriert sind oder an einer anderen Kampagne teilnehmen, sind von der Kampagne ausgeschlossen und werden nicht angeschrieben.

 

 

Hinweis:

• Diese Datei muss ein CSV-Format haben, alle anderen Formate werden nicht unterstützt.
• Sie können diese CSV-Datei visualisieren oder löschen und eine andere Datei hochladen.
• Im Rahmen der Einhaltung der DSGVO werden die Daten einen Monat nach Versendung der letzten E-Mail aus der Kampagne zur Vorabregistrierung automatisch gelöscht.

 

2) Erstellen der E-Mail Kampagne

 

Die Erstellung geht weiter im Abschnitt "Parameter" , der direkt unter dem Datei-Upload zu finden ist.

 

Geben Sie Ihrer E-Mail Kampagne einen Namen:

 

Die Verwaltung verschiedener E-Mail-Kampagnen im Laufe des Jahres erfordert eine Unterscheidungsmöglichkeit durch die Wahl eines eindeutigen Namens.

 

Sie können dieser Kampagne zur Vorabregistrierung einen Namen geben, der nur im Back-Office sichtbar ist. Sie müssen auf "Name der Kampagne" gehen und den von Ihnen gewählten Namen eingeben:

 

 

Hinweis:

• Der Name ändert den Inhalt der E-Mails nicht.
• Um sich in Ihren verschiedenen Kampagnen zurechtzufinden, können Sie neben dem Namen auch das Datum hinzufügen.

Wählen einer Sprache:

 

Ihre Studierenden sprechen möglicherweise verschiedene Sprachen. Wählen Sie daher die Sprache aus, in der Sie die Emails der Kampagne versenden möchten.

 

 

Die gewählte Sprache verändert den Inhalt der E-Mail.

 

NB: Die derzeit verfügbaren Sprachen sind Englisch, Französisch Katalanisch, Spanisch und Deutsch. Weitere Sprachen werden folgen.

Legen Sie das Datum fest:

 

Sie können Ihre Kampagne an dem Datum verschicken, das Sie für Ihre Studierenden am geeignetsten halten.

Wählen Sie den Tag aus, an dem Sie Ihre E-Mail versenden möchten, indem Sie auf "Wählen Sie ein Datum" klicken, und ein kleiner Kalender Ihnen angezeigt wird.

 

 

Die E-Mails werden am angezeigten Datum mittags verschickt. Ihre Studierenden erhalten eine Einladungsemail und zwei Erinnerungsmails. Diese werden am 3. und am 7. Tag nach dem Versand der Einladungsmail geschickt. .

 

NB:

• Sie können entscheiden, wann die erste E-Mail versendet wird, und die Termine, an denen die Folge-E-Mails versendet werden, werden automatisch nach 3 und 7 Tagen (an Werktagen) festgelegt.
• Die Kampagne kann ab einem Tag im Voraus geplant werden. 
• Wenn Ihre Hochschule mehrere Standorte hat, richtet sich die Zeitzone nach derjenigen des:r Superadministrators:in.
• E-Mails werden an Wochentagen verschickt, um maximale Öffnungsraten zu gewährleisten. Dasselbe gilt für Erinnerungs-E-Mails.
• Die Kampagne kann bis zu drei Monate im Voraus geplant werden.

 

 

Hinzufügen Ihrer Signatur:

 

Fügen Sie Ihren E-Mails Ihre Signatur hinzu, damit Sie von Ihren Studierenden eindeutig identifiziert werden können.

Sie können Ihre Signatur im Feld "Signatur der E-mail" angeben:

 

 

NB: Ihre Signatur darf nicht länger als 100 Zeichen sein.

Eine Test-E-Mail erhalten:

 

Sie haben die Möglichkeit, eine Test-E-Mail zu verschicken, um eine Vorschau der E-Mails zu erhalten.

Klicken Sie auf den Link "Test-E-Mails an mein Konto schicken" - unterhalb Ihrer Signatur.

Eine Benachrichtigung bestätigt, dass die E-Mails gesendet wurden.

 

Sie erhalten dann die Erinladungs-E-Mail sowie die beiden Erinnerungs-E-Mails.

Sehen Sie sich die Zusammenfassung an:

 

Bevor Sie Ihre Kampagne zur Vorabregistrierung validieren, können Sie überprüfen, ob Sie keine Fehler gemacht haben.

Auf der Übersichtsseite finden Sie alle Informationen, die Sie zuvor eingegeben haben. Wenn Sie einen Fehler bemerken, können Sie ihn korrigieren, indem Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" in der oberen rechten Ecke klicken, die Sie zur vorherigen Seite zurückbringt.

 

 

Wenn alle Angaben korrekt sind, klicken Sie auf "Bestätigen" in der rechten unteren Ecke. Ihre Kampagne wird dann validiert und wird zu den angegebenen Terminen versendet werden.

 

Danach werden Sie zur Übersichtsseite Ihrer Kampagnen weitergeleitet.

3) Versand der Emails an die Studierenden

 

Alles bereit! Die E-Mails werden an den vordefinierten Daten um die Mittagszeit verschickt.

 

Die Studierenden erhalten zunächst eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, sich vorab zu registrieren:

 

 

Jede E-Mail ist mit den Informationen personalisiert, die Sie mit der Funktion der Vorabregistrierung eingegeben haben.

 

Sie erhalten dann zwei Erinnerungs-E-Mails:

 

Erste Erinnerungs-E-Mail

 

Zweite Erinnerungs-E-Mail

 

Hinweis: Abgesehen von den Informationen, die Ihnen der Career Service zur Verfügung stellt, ist es nicht möglich, den Inhalt der E-Mail zu ändern, da er der DSGVO entsprechen muss. Bei diesen drei E-Mails handelt es sich um Transaktions-E-Mails, die für die Registrierung von Studierenden bestimmt sind und für keinen anderen Zweck verwendet werden dürfen. In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten, dass die E-Mails keine Abmeldelinks enthalten.

 

Die Vorabregistrierung ist jetzt für Ihre Studierenden verfügbar. Nun können Sie sich die Performance der Kampagne anschauen.

 

 

4) Performance der E-Mail Kampagne

 

Um die Wirkung Ihrer Kampagne zu bewerten, kehren Sie zur "Kampagnenübersicht Vorabregistrierung" zurück. Auf dieser Seite werden alle E-Mail-Kampagnen, die Sie gestartet haben, zusammen mit einigen Kennzahlen, angezeigt.

Zunächst einmal können Sie Ihre Kampagnen nach deren Status filtern:

• Aktuell: Mindestens eine E-Mail muss noch versendet werden.
• Geplant: Es wurde noch keine Mail verschickt.
• Beendet: Alle E-Mails wurden versendet.

Sie finden den Namen der Liste, die Sprache und das Versanddatum für jede Kampagne.

 

 

Sie können auch die Registrierungen in Echtzeit verfolgen, indem Sie die Anzahl der Vorabregistrierungen (die Anzahl der Kontakte in der Kampagne abzüglich derer, die bereits registriert sind, und derer in anderen Kampagnen) mit der endgültigen Anzahl der Registrierungen vergleichen.

 

• 'Vorabregistrierungen' entspricht der Anzahl der Studierenden, die über die Voranmelde-E-Mail kontaktiert wurden.
• 'Registrierungen' entspricht der Anzahl der Studierenden, die den gesamten Registrierungsprozess abgeschlossen haben.