Das neue Terminmodul als Berater*in verwenden

In diesem Artikel geht es um die Nutzung des Terminmoduls, nachdem es bereits eingerichtet wurde. Bitte lesen Sie den folgenden Artikel, wenn Sie wissen möchten, wie Sie das Modul einrichten:
NEU - Wie konfiguriert man das Terminmodul?

 

Wir haben auch einige Videos produziert, die einen detaillierteren Einblick in das Modul geben und Ihnen helfen werden, die Funktionsweise besser zu verstehen:

 

Der Artikel ist in drei Teile gegliedert:

  1. Termine hinzufügen
  2. Verfügbarkeits-Slots hinzufügen
  3. Bestehende Termine verwalten

 

 

1. Termine hinzufügen

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Wenn Sie auf dem Terminmodul angekommen sind, werden Sie direkt zu Ihrem Kalender weitergeleitet.

Von hier aus haben Sie in der oberen rechten Ecke die Möglichkeit, "Neu hinzufügen", wo Sie dann "Termin" auswählen können.

 

 

Sie können auch direkt auf eine Zeit in Ihrem Kalender klicken und von dort aus einen Termin hinzufügen, wie oben gezeigt.

 

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Von hier aus gibt es mehrere Informationen, die Sie ausfüllen müssen:

Studierende*r: Damit eine Personerscheint, ist es notwendig, mindestens drei Zeichen einzugeben. Der/die Studierende muss bereits ein Konto JobTeaser haben, um hinzufügen werden zu können

Terminart: Sie können aus einer Dropdown-Liste auswählen oder mit der Eingabe beginnen, um zu suchen - die Terminart muss bereits vorhanden sein. 

Berater*in: Dieses Feld funktioniert auf die gleiche Weise wie "Studierende" - der/die Beratende muss vorhanden sein, und um gefunden zu werden, müssen sie nach mindestens nach den ersten drei Buchstaben suchen.

Vor Ort/Ferntermin:Wenn Sie "Vor Ort" wählen, haben Sie die Möglichkeit, einen Campus auszuwählen und einen eventuellen Raum zu notieren, den Sie für den Termin gebucht haben. Wenn Sie "Ferntermin" wählen, können Sie entweder eine Videokonferenz-URL oder eine Telefonnummer hinzufügen. Diese wird in der E-Mail-Bestätigung an den Studierenden enthalten sein.

Nachricht zum Thema des Termins:Wenn es Informationen gibt, die Sie dem Studierenden vor dem Termin zur Verfügung stellen möchten, können Sie dies in dieser Nachricht tun. Sie erhalten diese Nachricht in der Bestätigungs-E-Mail

 

Wenn Sie dies getan haben, klicken Sie auf "Erstellen" und der Studierende erhält eine E-Mail mit der Bestätigung, dass der Termin gebucht ist, sowie mit dem Ort, an dem der Termin stattfindet und Ihrer persönlichen Nachricht.

 

2. Verfügbarkeiten hinzufügen

 

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Verfügbarkeiten werden auf die gleiche Weise wie Termine hinzugefügt. Klicken Sie entweder in Ihrem Kalender auf "Hinzufügen" in der oberen rechten Ecke oder durch den direkten Klick in Ihrem Kalender.

Sobald Sie auf "Verfügbarkeit" klicken, gelangen Sie auf eine ähnliche Seite wie bei der Terminbuchung:

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WICHTIG: Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Verfügbarkeit lang genug ist, um Ihren Termin plus eventuelle Pausen anzuzeigen, da sonst keine Verfügbarkeiten in der Studierendenansicht angezeigt werden!

 

Beratende: Der/die Berater*in muss vorhanden sein und kann über die ersten drei Buchstaben gefunden werden. Sie können Verfügbarkeiten sowohl für Ihre Kollegen als auch für sich selbst anlegen.

Terminart: Sie können aus einer Dropdown-Liste auswählen oder mit der Eingabe beginnen, um zu suchen - die Terminart muss bereits vorhanden sein. 

Datum/Uhrzeit: Wählen Sie zunächst das Datum und die Uhrzeit des gewünschten Verfügbarkeitszeitraums aus. Sie können dann auswählen, ob er sich jede Woche (einmal pro Woche, am selben Tag), jeden Wochentag oder gar nicht wiederholt.

Konferenztool und Ort: Fügen Sie entweder manuell eine Konferenz-URL/Telefonnummer hinzu oder wählen Sie einen Campus aus der Dropdown-Liste aus. Sie müssen sich für eine der beiden Optionen entscheiden.

 

Wenn das erledigt ist, klicken Sie auf "Erstellen" und die Verfügbarkeiten werden sowohl in Ihrem Kalender als auch für Studierende sichtbar.

 

3. Bestehende Termine verwalten

Sobald Sie Verfügbarkeiten eingerichtet haben und Studierende beginnen, Termine zu buchen, sieht Ihre Ansicht etwa so aus wie unten:

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  • In hellgrün sind die Verfügbarkeiten
  • In weiß sind die Terminanfragen
  • In dunkelgrün sind die bestätigten Termine

 

Wenn Sie auf eine Terminanfrage klicken, sehen Sie Folgendes:

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Von hier aus können Sie die "Anfrage öffnen", um weitere Details zur Terminanfrage zu sehen:

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Diese Seite ist in zwei Teile geteilt. Auf der linken Seite haben wir die Details des Termins selbst. Wir haben die Terminart, den Beratenden, die Zeit, den Ort und auch die Nachricht, die der Studierende hinterlassen hat und alle Dokumente, die angehängt wurden.

Auf der rechten Seite haben wir Details über den aktuellen Studierenden. Wir haben den Namen und die E-Mail-Adresse, wie viele Termine sie oder er in der Vergangenheit gebucht haben und wie viele nicht erschienen sind, und wir können auch auf das Profil des Studierenden klicken, um weitere Informationen zu erhalten.

Wenn wir mit der Anfrage einverstanden sind, können wir auf "Akzeptieren" klicken und gelangen zum folgenden Popup, um der Terminbestätigungs-E-Mail eine Nachricht hinzuzufügen. Das Gleiche gilt, wenn wir auf "Ablehnen" klicken, wenn es einen Grund zum Hinzufügen gibt.

 

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Sobald der Termin angenommen wurde, ändert sich die Farbe im Kalender, und wenn wir Änderungen an dem Termin vornehmen möchten, klicken wir einfach auf "Bearbeiten", wie unten gezeigt.

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Wir werden dann auf die folgende Seite weitergeleitet. Diese Seite ist nicht nur nützlich, um die Termineinstellungen zu bearbeiten, sondern auch für die Nachbereitung, wenn das Meeting beendet ist.

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Auf der rechten Seite können wir den Status der Anwesenheit der Studierenden ändern - wenn sie nicht erschienen sind, können wir dies hier hinzufügen.

Auf der linken Seite, oben, können wir alle Informationen zum aktuellen Termin aktualisieren. Der Studierende erhält eine E-Mail für alle hier vorgenommenen Aktualisierungen, so dass er keine Informationen verpasst.

Auf der linken Seite, unten, befindet sich der Bereich "Student follow-up". Hier können wir Notizen hinzufügen, die wir dem Studierenden über das Treffen mitteilen möchten und die per E-Mail gesendet werden, sobald wir auf "Änderungen speichern" klicken. Wir können auch eine interne Bewertung über den Studierenden schreiben, die nur von Administratoren gesehen werden kann.

 

 

Wenn Sie Fragen zum neuen Modul haben, zögern Sie nicht, sich die folgenden Videos anzusehen, um weitere Informationen zu erhalten:

Wenn Sie die gesuchte Antwort nicht finden, zögern Sie nicht, sich an Ihre Ansprechperson oder das Support-Team für weitere technische Fragen zu wenden.

 

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